電子帳簿保存法の改正により、会計データや取引関係書類の管理方法が大きく変化しました。ファイル名のつけ方や保管ルールに戸惑う方も多いのではないでしょうか。見やすく、使いやすいファイル名をつけることで、後々の検索や参照がしやすくなります。本記事では、電子帳簿保存法の概要から、ファイル名のつけ方の具体例、対象書類や保存要件をわかりやすく解説します。法令に違反しないためのポイントを押さえ、安心して書類管理を行いましょう。
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電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、国税関係書類を電子データとして保存する場合の要件を定めた法律です。これまで紙で保管していた書類を電子化することで、保管スペースを削減し、業務効率を高めることが期待されています。ただし、電子データを保存する場合には、改ざん防止や検索機能など、法律で定められた要件を満たす必要があります。
電子帳簿等保存とは
電子帳簿等保存とは、会計ソフトを利用して作成した仕訳帳や総勘定元帳、決算関係書類などを電子的に保存する方法を指します。データの訂正・削除履歴が残るシステムを使用することなど、改ざん防止の仕組みが要件として求められます。
スキャナ保存とは
紙で受け取った領収書や請求書、契約書などをスキャナで読み取り、電子データとして保存する方法です。一定の解像度を確保し、タイムスタンプを付与するなど、法律で定められた要件を満たす必要があります。紙の原本を保管する手間を削減できるメリットがある反面、保存要件を守らないと認められないリスクもあります。
電子取引データ保存とは
インターネットなどを通じて電子的にやり取りされた取引データを、そのまま電子データとして保存する方法です。紙に印刷して保存するのではなく、電子データの形で一定期間保管し、検索機能を備えるなどの要件をクリアする必要があります。現在、多くの企業が電子請求書や電子契約を導入しているため、この保存方法が特に注目されています。
電子帳簿保存法に沿ったファイル名のつけ方とは
結論から言えば、電子帳簿保存法でファイル名のつけ方に関する明確な規則やルールは設けられていません。ただし、検索機能を活用する際に、ファイル名が分かりやすいほどスムーズにデータを取り出せるため、ファイル名のつけ方に一定のルールを設けることが望ましいと考えられます。
取引先に送るデータ名にルールはない
取引先に送る見積書や請求書のファイル名は、電子帳簿保存法上、必ずしも特定の形式にしなければならないわけではありません。取引先によっては、自社の管理方法に合わせたファイル名を求められる場合もありますが、法律がファイル名を強制することはありません。
ファイル名の例
ファイル名を分かりやすくするために、下記のようなルールを適用する例があります。
- 日付や取引先名、書類種類を組み合わせる。
例：「20231001_ABC株式会社_見積書.pdf」 - 複数の書類を管理する場合は、連番や部署名を追加。
例：「20231001_ABC株式会社_営業部_001.pdf」
ファイル名に日付や取引先名を含めると、後から探す際に検索が容易になります。また、連番を付与することで、同じ取引先との複数の書類を区別できます。
電子帳簿保存法対象外の書類とは
手書きで作成された帳簿
電子帳簿保存法では、パソコンや会計ソフトなどで作成された帳簿や書類が対象となります。一方で、手書きで作成された帳簿は基本的に対象外です。ただし、手書き書類をスキャン保存する場合は、スキャナ保存の要件を満たすことで電子保存が認められる場合があります。
電子帳簿保存法対象の書類とは
国税関係帳簿
仕訳帳や総勘定元帳など、国税に関わる帳簿類が対象です。電子データとして保存する場合は、改ざん防止機能や訂正削除履歴の保持などが求められます。
決算関係書類
決算書や損益計算書など、事業の成果を示す書類も対象です。電子保存することで、紙の保管スペースを大幅に削減でき、管理が容易になります。
取引関係書類、電子取引書類
請求書や領収書、見積書など、取引に関わる書類が該当します。電子取引としてやり取りされた場合は、電子データでの保存が義務付けられています。
電子帳簿保存法の保存要件とは
電子帳簿等保存
パソコンで作成した会計ソフトのデータをそのまま保存する場合、改ざんを防止する仕組みが求められます。具体的には、訂正や削除の履歴が確認できるシステムの使用が必要です。
スキャナ保存
紙の書類をスキャンして電子化する場合には、読み取りの解像度やタイムスタンプの付与などの要件を満たす必要があります。不備があると正規の電子保存と認められない可能性があります。
電子取引データ保存
電子的にやり取りされた書類は、紙に印刷して保存するのではなく、電子データのまま一定期間保管しなければなりません。検索機能を備えたシステムで管理することが要件です。
電子帳簿保存法とインボイス制度に関する書類の対応方法
インボイス制度においては、適格請求書を受け取った事業者が消費税の仕入税額控除を行うには、適切な方法でインボイスを保存する必要があります。電子帳簿保存法に準じた形でインボイスを電子保管することも可能ですが、その際は検索機能や改ざん防止機能を備えたシステムを利用しなければなりません。適格請求書発行事業者となる場合、インボイスの電子保存を前提とした仕組みづくりを早期に進めることが重要です。
電子帳簿保存法に対応しなかった場合のペナルティ
電子帳簿保存法に対応しないまま、電子取引の書類を紙に印刷して保管している場合、税務調査の際に仕入税額控除が認められなくなるリスクがあります。最悪の場合、過去に受けた控除額が否認され、追徴課税が課される可能性もあります。適切なシステムを導入し、法令に準拠した運用を行うことが避けられない状況と言えます。
よくある間違いと注意点
電子帳簿保存法への対応において、単に紙の書類を電子化すればよいと誤解しているケースが多いです。要件を満たしていないスキャナ保存や、検索機能を備えていない保存方法は法令に違反する可能性があります。また、ファイル名のつけ方については法律で特別な規定がないものの、検索機能を活用する際にわかりやすい命名規則を設けることが実務上望ましいです。
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丸投げ仕分け & スワイプ機能
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他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
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タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
電子帳簿保存法は、国税関係書類の電子保存に関する要件を定めた法律であり、見積書をはじめとする取引書類の管理にも大きな影響を与えます。特に、電子取引やスキャナ保存の場合は、検索機能や改ざん防止機能を備えたシステムを活用し、法令を遵守する形で保管することが求められます。インボイス制度との連携も考慮し、適切な対応を進めることで、ペナルティを回避しながら業務の効率化を図ることができるでしょう。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
電子データと紙の書類が混在している場合はどうするの？
電子データと紙の書類が混在している場合、電子データは電子帳簿保存法に基づく方法で保存し、紙の書類は従来の保管義務に従って保管する必要があります。紙の書類をスキャン保存して電子化する場合には、スキャナ保存要件を満たす形でデータ化しましょう。
電子帳簿保存法違反行為とは
電子帳簿保存法の要件を満たさない状態で電子データを保管している場合、違反行為となる可能性があります。たとえば、検索機能を備えていないシステムで電子取引データを保管したり、スキャナ保存の要件を無視して書類を電子化している場合が該当します。違反が発覚すると仕入税額控除が否認されるなどのリスクがあるため、注意が必要です。
電子帳簿保存法に対応しなかった場合のペナルティ
電子帳簿保存法に対応していないと、消費税や所得税の控除が認められなくなる可能性があります。特に、電子取引データを紙に印刷して保管しているだけでは要件を満たさないため、追徴課税のリスクも考えられます。法令に合致した保存方法を採用し、トラブルを未然に防ぐことが重要です。
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