電子帳簿保存法では、国税関係の帳簿や領収書などを電子化して管理する方法が定められています。紙の書類を減らして業務を効率化する利点がある一方、要件を満たさないまま運用すると法的な罰則の対象になるリスクがあります。今回は、電子帳簿保存法の概要や違反行為、そして罰則の内容を短く解説します。
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電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、国税関連の帳簿や書類を紙ではなくデータで保存する際の基準を定める法律です。ペーパーレス化を進めるために活用されている一方、要件を満たさないデータ保存は違反とみなされる恐れがあります。
電子帳簿等保存とは
会計ソフトで作成する帳簿や決算書を紙に印刷せず、デジタルファイルのまま管理する方法です。改ざんを防ぐ仕組みや検索機能が必要になります。
スキャナ保存とは
紙の領収書や請求書をスキャナなどで読み取り、電子データとして保存する方式です。正しい解像度やタイムスタンプなど、一定の要件を満たすことが求められています。
電子取引データ保存とは
メール添付やクラウドなどで受け取った取引データを、そのまま電子ファイルで保管する方法です。プリントアウトしただけでは認められないため、改ざん防止や検索機能を備えた管理システムが必要です。
電子帳簿保存法の罰則とは
電子帳簿保存法に違反すると、さまざまなペナルティを受ける可能性があります。状況によっては会社法や税法と絡み合い、より重い処分が科されることもあるため注意が必要です。
青色申告を取り消される
要件を満たさない電子データ保存は、青色申告特別控除をはじめとする優遇措置を失う恐れがあります。青色申告を取り消されると節税メリットがなくなり、所得税や法人税の負担が増える可能性が高まります。
会社法による過料が科せられる場合もある
法人であれば、会社法にもとづく書類保存義務を果たしていないと見なされ、過料を科されるケースがあります。社会的信用も傷つく恐れがあるため、特に大企業では慎重な運用が求められます。
追徴課税を課せられる
税務調査の際、電子保存書類の信頼性が疑われれば、経費や控除が否認されるかもしれません。その結果、本来より多くの税金を納める追徴課税が発生する可能性があります。さらに重加算税や延滞税が付くこともあるため要注意です。
その他
不正が明らかな場合は、他の法律（法人税法や会社法など）に抵触して、追加の罰則や制裁が課されるおそれもあります。企業や事業者にとっては信用に関わる問題なので、違反リスクを早めに除去することが大切です。
電子帳簿保存法の違反行為とは
法定の保存要件を満たさないまま電子ファイルを保管していると、違反扱いになることがあります。以下は、よくある違反例です。
検索要件を満たしていない
取引日や金額、取引先などで即座に検索できるようにする必要があります。検索機能が備わっていないシステムを使っていると違反になる可能性があります。
保存期限を過ぎている
原則として7年間（場合によっては10年間）は保存が必要です。電子データだからといって、早めに削除すれば違反になる恐れがあります。
保存期間が足りていない
紙の場合と同様に、法定年数を満たさずにデータを破棄するとアウトです。スキャナ保存でも期間や解像度などのルールを守る必要があります。
データ保存の要件を満たせていない
改ざん防止策やタイムスタンプなど、要件を無視して電子化すると、紙で保存していないのと同じ状態と見なされるかもしれません。
電子帳簿保存法の保存要件とは
違反を避けるには、電子帳簿保存法の基本要件を正しく理解し、運用に落とし込むことが不可欠です。
電子帳簿等保存
会計データを電子のまま保管する場合は、訂正や削除履歴が確認できるシステムで管理しなければなりません。また、検索機能も整備が必要です。
スキャナ保存
紙の原本をスキャナで読み込み、書類を廃棄するならタイムスタンプの付与や読み取り解像度などを満たさなくてはいけません。改正により一部要件が緩和されましたが、まだ細かいルールが残っています。
電子取引データ保存
取引を電子で行った場合、原則として電子データを保存しなければなりません。紙に印刷してもNGなので、タイムスタンプなどの改ざん防止手段を備えた仕組みが必要です。
電子帳簿保存法対象の書類とは
電子帳簿保存法の対象になる書類は、国税に関する帳簿や決算書類、取引関係書類など多岐にわたります。
国税関係帳簿
仕訳帳や総勘定元帳、補助簿など、青色申告や法人税の申告で使用する基本的な帳簿が含まれます。
決算関係書類
損益計算書や貸借対照表など、決算時に作成する主要書類も対象です。電子保存にするなら要件を満たす必要があります。
取引関係書類、電子取引書類
領収書や請求書、契約書など業務でやり取りする書類のほとんどが該当します。電子データで受領したものは、電子取引として扱われるため、電子保存の要件を考慮しなければなりません。
電子帳簿保存法とインボイス制度に関する書類の対応方法
インボイス制度では、消費税の仕入税額控除を受けるために適格請求書を保存する必要があります。電子でインボイスを受け取った場合は電子帳簿保存法に従って管理しなければならず、タイムスタンプや検索機能など、法が求める要件を満たすことが大切です。紙のインボイスをスキャナ保存する際にも同様の注意が必要です。
電子帳簿保存法に対応しなかった場合のペナルティ
電子保存を行っているのに、法定の要件を満たしていなければ、データの有効性が否定される恐れがあります。結果として、青色申告の特別控除をはじめとする税制上のメリットを受けられなくなる場合があります。また、追徴課税や過料などの経済的負担が発生するリスクも高まります。
よくある間違いと注意点
電子化さえすればOKと思い込み、検索機能や改ざん防止策を省いてしまうケースが散見されます。そうした誤りは税務調査で発覚しやすく、結局は紙を用意していない状態と同じとみなされるかもしれません。さらに、紙と電子が混在している場合、どの書類をどの方法で保存しているかを曖昧にするとミスが起きやすいので注意が必要です。
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まとめ
電子帳簿保存法の違反行為があると、青色申告の取り消しや追徴課税など、経営や信用に大きなダメージをもたらすおそれがあります。電子化による効率アップは魅力的ですが、同時に改ざん防止や検索機能などのルールを守らなければ、法令違反のリスクが高まります。とりわけインボイス制度の導入によって電子取引が増える時代ですので、早めにシステム導入と社内ルールの整備を行い、安全にペーパーレス化を進めることが重要です。
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よくある質問
電子データと紙の書類が混在している場合はどうするの？
紙の書類は従来の方法で保管しつつ、電子データは電子帳簿保存法に沿って管理する、という方法で問題ありません。ただし、同じ種類の書類を紙と電子の両方で残すなら、どちらが正式な保管方法なのか混乱しないようにルールを明確にしておきましょう。
領収書やレシートはどう対応するの？
紙で受け取った領収書をスキャナ保存するなら、タイムスタンプの付与や適切な解像度での読み取りなど、要件を満たす必要があります。従来どおり紙で保管しても違反にはなりませんが、インボイス制度や電子化の波を考慮して、将来的にはスキャナ保存を検討する企業が増えるかもしれません。
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