電子帳簿保存法が改正され、書類を電子ファイルで保存する機会が増えています。しかし、すべての帳簿や書類が対象ではなく、対象外となる場合もある点に注意が必要です。そこで本記事では、どんな書類が電子化できるか、どのように要件を満たすべきか、そしてインボイス制度との関連はどうなっているかなどを簡潔に解説します。ペーパーレス化を進める前に、対象外となる書類も正しく把握しておきましょう。
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電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を紙でなく電子データで保存する際の基準を定めた法律です。ペーパーレス化による業務効率化や管理の簡易化を目指して整備されています。ただし、保存要件を満たしていない場合は、電子データとして認められません。
電子帳簿等保存とは
会計ソフトで作成した帳簿や決算書を電子データで保管する方法です。修正や削除の履歴を追えるシステムで管理し、取引日や取引先名などで検索できる機能も必要となります。
スキャナ保存とは
紙の領収書などをスキャナやスマホで読み取り、電子ファイルとして保存する方式です。正しく運用できれば紙を廃棄しても良い一方、タイムスタンプや読み取り解像度などの細かい要件を守らなければなりません。
電子取引データ保存とは
取引がメールやクラウド上で行われる場合、そのデータを電子で保存する方法です。印刷だけでは認められず、改ざん防止策や検索機能などが不可欠となります。
電子帳簿保存法対象外の書類とは
電子帳簿保存法の適用範囲は広いですが、一部の書類は対象外とみなされる場合があります。対応を誤ると不要な業務や誤解が生じる恐れがあるため、対象外の判断をきちんと確認することが大切です。
手書きで作成された帳簿
手書きで作成した帳簿類やノートは電子データとして保存する前提がないため、電子帳簿保存法の対象外とされるケースがあります。もし紙のまま手書きで管理している場合、原則として紙で保管し続けるか、スキャナ保存に切り替えるかを検討しましょう。ただし、スキャナ保存するなら要件を満たすための運用が必要です。
電子帳簿保存法対象の書類とは
では、実際にどのような書類が電子帳簿保存法の対象となるのでしょうか。国税関係の帳簿類や決算書、取引関係書類などが該当します。
国税関係帳簿
仕訳帳や総勘定元帳、売掛帳など、税金の計算や申告に使う基本的な帳簿が含まれます。ソフトで作成することが多く、電子帳簿等保存の要件を満たせば紙原本の作成を省略できます。
決算関係書類
損益計算書や貸借対照表など、決算時に作成される主要書類も電子化の対象です。青色申告の場合、これらを電子保存する際は、改ざん防止や検索性の確保が前提になります。
取引関係書類、電子取引書類
領収書や請求書、契約書などの書類で、事業活動を行ううえで不可欠なものが大半を占めます。メールやWeb経由でやり取りする電子取引データも、紙にプリントするだけでは認められず、電子保存の要件に則って管理しなければなりません。
電子帳簿保存法の保存要件とは
要件を満たさないまま電子で保存すると、税務調査などで書類の信頼性が否定される可能性があります。適切なシステムと運用ルールを整えることが大切です。
電子帳簿等保存
会計ソフトで作成したデータを直接保存する場合は、修正や削除の履歴を残し、かつ取引日や金額などで検索できる仕組みが要件となります。定期的にバックアップを取り、突然のデータ損失に備えることも望ましいです。
スキャナ保存
紙で受け取った領収書などをスキャナやカメラで撮影し、電子ファイルとして保管する方法です。読み取り解像度やタイムスタンプ付与、業務処理のタイミングなど細かい基準が設定されており、違反すると電子保存として認められません。
電子取引データ保存
データで授受した取引書類は、原則として電子データのまま保存が必要です。プリントアウトだけではNGなので、改ざん防止策や検索機能を備えたシステムを利用しなければなりません。これにはインボイス制度で電子的に受領する適格請求書も含まれます。
電子帳簿保存法とインボイス制度に関する書類の対応方法
インボイス制度が始まると、消費税の仕入税額控除を受けるために適格請求書を保存する必要があります。電子でインボイスを受領した場合も、電子帳簿保存法の要件を満たすシステムで管理することが必須となるため、ペーパーレス化とインボイス対応を同時に考える人が増えています。紙のインボイスをスキャナ保存する際にも、正しい運用ルールを守らなければなりません。
電子帳簿保存法に対応しなかった場合のペナルティ
もし要件を満たさない方法で書類を電子保存していると、税務調査でその書類が無効とみなされるリスクがあります。結果として、青色申告特別控除が取り消されるほか、追徴課税や延滞税などの罰則が科される可能性があります。法人の場合は会社法の観点から過料が発生するケースもあるため、混乱を避けるためにも早めのシステム整備が望ましいです。
よくある間違いと注意点
やりがちなのは、紙から電子へ切り替えたのに検索機能や改ざん防止策を未整備のまま運用するケースです。これでは電子帳簿保存法の要件をクリアせず、税務調査の際に問題視されるかもしれません。紙と電子が混在している場合は、どの書類をどの方法で保管しているかを明確に区別し、二重管理にならないようにすることもポイントです。
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丸投げ仕分け & スワイプ機能
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税理士監修の税務調査リスクチェック
確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
スマホで提出まで完結
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レシート読み取り機能で経費管理が簡単
レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
電子帳簿保存法は、国税関係の書類を電子化するための法制度ですが、すべての書類が対象というわけではありません。手書きの帳簿など対象外のケースもあれば、電子保存には改ざん防止や検索機能といった厳格な要件があります。さらにインボイス制度が始まった今、電子化と同時に適格請求書の保存方法も検討する人が増えています。法律違反によるペナルティを避けるためにも、対象・対象外の書類を正しく把握し、会計ソフトなどを活用して適正な電子保存を進めましょう。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
電子データと紙の書類が混在している場合はどうするの？
電子保存する書類は改ざん防止や検索機能などを備えたシステムで管理し、紙で保存する書類は法定の年数を紙のまま保管します。どちらが正式な保存方法なのかを社内ルールで明確に定め、混乱しないようにしましょう。
電子帳簿保存法違反行為とは
検索機能がないまま書類を電子化したり、タイムスタンプなど改ざん防止策を施さずにスキャナ保存したりする行為が代表例です。要件を満たしていない書類は、税務調査で有効な証拠と認められない可能性があります。
電子帳簿保存法に対応しなかった場合のペナルティ
青色申告特別控除を取り消されたり、追徴課税が課されたりするリスクがあります。場合によっては会社法に基づき過料を科されることもあるため、早めに導入を進めることが重要です。
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