電子帳簿保存法では、書類を電子データとして保存する際に「検索機能を備えること」が重要な要件のひとつとして定められています。従来の紙の書類をスキャナで保存したり、電子取引データを受け取ったりしても、検索要件を満たさなければ法令に適合した保存方法とはみなされません。本記事では、検索要件とは何か、そしてそれをクリアするための具体的なポイントや保存要件をわかりやすく解説します。
タックスナップは、フリーランスや個人事業主に特化したクラウド型会計ソフトで、”カンタン”・”安心”に特化したスマホだけで経理から確定申告まで完結できるアプリです。特徴的なスワイプ仕分けは、従来と比較し手間を1/10以下に削減することができ、丸投げ仕分けは1,000件を10秒程度で仕分けする画期的な機能です。また安心を担保するために、税理士監修の税務調査リスクチェック機能も搭載。さらに、他の会計ソフトからのデータ移行もスムーズに行え、経理業務を効率的にサポートします。
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電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、国税関係書類を電子データとして保存する際に守るべきルールを定めた法律です。紙で保管が義務付けられていた帳簿や書類を、一定の要件を満たすことで電子化できるようにし、保管スペースの削減や業務効率化を狙っています。ただし、改ざん防止や検索性の確保など、厳密な要件を守らなければなりません。
電子帳簿等保存とは
「電子帳簿等保存」は、会計ソフトなどで作成した帳簿や決算関係書類を電子ファイルとしてそのまま保管する方式です。改ざんを防ぐ仕組みや訂正削除履歴を確認できる機能が必要となります。
スキャナ保存とは
「スキャナ保存」は、紙の書類をスキャナで読み取り、電子データにして保存する方法です。法律で定められた解像度やタイムスタンプ付与などの要件を満たし、入力期間内に処理を行わなければなりません。要件を満たさないままスキャンしても、電子保存としては認められないリスクがあります。
電子取引データ保存とは
「電子取引データ保存」は、インターネット経由などで電子的にやり取りされた取引データを、そのまま電子データとして保存する方式です。紙に印刷して保管するだけでは要件を満たさず、検索機能を備えたシステムで管理することが法律で義務付けられています。
電子帳簿保存法における検索要件とは
電子帳簿保存法では、「検索性を確保すること」が重要なポイントとして挙げられています。すなわち、電子データに変換して保管した書類を、必要なときにすぐに検索・抽出できる状態にしておく必要があります。
電子帳簿等保存
電子帳簿等保存では、仕訳帳や総勘定元帳などのデータを、勘定科目や取引日などの項目で迅速に検索できる仕組みが求められます。例えば、会計ソフトに検索機能が備わっている場合は、条件を入力すれば該当データを瞬時に表示できる状態であることが理想です。
スキャナ保存
スキャナ保存の場合も、スキャンした画像をファイルサーバやクラウド上に保管し、取引先名や日付などで検索できる形を整える必要があります。単に画像をまとめて格納するだけでは要件を満たせないため、ファイル名の工夫やフォルダ分け、検索システムの導入が重要です。
電子取引データ保存
電子取引による請求書や領収書は、紙に印刷して保存しても法的に認められません。電子データのまま保管し、取引先や金額、日付などを条件に絞り込んで検索できる仕組みが必須となります。電子取引が増加している現代では、この検索要件が特に重要です。
検索要件を満たすためのポイントとは
検索要件を満たすには、データの管理と検索機能を両立させる必要があります。以下のような方法で検索性を高めることができます。
会計システムを導入する
会計ソフトやクラウドサービスの多くは、電子帳簿保存法に対応した検索機能を備えています。取引日や金額、取引先名などの条件を入力すれば、該当する取引データを瞬時に表示できるようになっているため、法令で求められる検索要件を簡単にクリアできます。
表計算ソフトの利用
コストを抑えたい場合、表計算ソフトを使って検索要件を満たす方法も考えられます。取引日や取引先名を列として管理し、ソートやフィルター機能を活用することで、必要な情報をすぐに探せる状態を作り出します。ただし、改ざん防止機能が弱いため、別途バックアップや運用ルールの整備が重要です。
ファイルなどの管理ルールを決める
スキャンした書類やPDFファイルを保管する場合、フォルダ名やファイル名に取引日や取引先などを含めると検索が容易になります。例えば、「20231001_取引先名_請求書.pdf」のように命名し、フォルダを月ごとに分けるなど、閲覧しやすいルールを徹底することで、検索要件を満たしやすくなります。
電子帳簿保存法の保存要件とは
電子帳簿等保存
会計ソフトなどを使い、電子データの形で保存する場合、訂正や削除の履歴がわかるシステムを利用し、改ざんを防ぐことが重要です。検索機能やバックアップの仕組みも整えましょう。
スキャナ保存
紙の書類をスキャンして電子化するスキャナ保存では、解像度やタイムスタンプの付与など、厳密な要件を守らなければなりません。入力期間が最長2か月と7営業日と定められている点にも注意し、遅れずにスキャンを済ませます。
電子取引データ保存
電子取引の書類は、紙に印刷して保管しても法令上は認められず、検索機能を備えるシステムで電子データのまま保管する必要があります。誤って紙に保存しただけの状態だと、税務調査で問題となる可能性があるため注意が必要です。
よくある間違いと注意点
電子取引データを紙に印刷して保管するだけでは、電子帳簿保存法が求める検索機能の要件を満たしません。また、スキャナ保存を行っても、法令で定められた解像度やタイムスタンプの条件を無視していると、電子データとしての保管は認められない可能性があります。検索要件が不十分なまま電子化すると、後からペナルティを受けるリスクが高まるため、正しい手順やシステムを整えることが大切です。
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丸投げ仕分け & スワイプ機能
タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。
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確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
スマホで提出まで完結
経理業務の全てがスマホで完結します。確定申告の書類作成から提出まで、スマホでの操作で簡単に進められ、時間と手間を大幅に削減します。
レシート読み取り機能で経費管理が簡単
レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
電子帳簿保存法では、「検索要件」をクリアすることが電子データ保存の大きなポイントになっています。単にデータを電子化すれば良いわけではなく、改ざん防止とともに検索機能を備えた仕組みを用意しなければなりません。特にスキャナ保存や電子取引データ保存を行う際には、法令が求める要件を正確に理解しておきましょう。そうすることで、業務効率を高めながら法令順守を実現できます。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
電子データと紙の書類が混在している場合はどうするの？
電子取引データは電子のまま保存し、紙の書類はスキャナ保存か紙での保管を選ぶ必要があります。どちらの方法を採用するかを明確にし、検索要件や改ざん防止の仕組みを整えておくことが重要です。
領収書を電子データで保存するメリットとは
領収書を電子データで保管すれば、物理的な保管スペースを削減でき、検索や閲覧が容易になります。また、クラウド上で管理すれば、インターネット環境がある場所であればどこからでも必要な書類にアクセスできるメリットがあります。
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