紙の領収書や請求書をスキャンして電子化できる「スキャナ保存」は、電子帳簿保存法で定められている保存方法のひとつです。紙の書類を大量に抱える事業者にとって、保管スペースや管理コストの削減が期待できる反面、法律が定める要件を満たさなければ電子保存が認められません。本記事では、スキャナ保存の概要と要件、メリットや注意点をやさしく解説します。
タックスナップは、フリーランスや個人事業主に特化したクラウド型会計ソフトで、”カンタン”・”安心”に特化したスマホだけで経理から確定申告まで完結できるアプリです。特徴的なスワイプ仕分けは、従来と比較し手間を1/10以下に削減することができ、丸投げ仕分けは1,000件を10秒程度で仕分けする画期的な機能です。また安心を担保するために、税理士監修の税務調査リスクチェック機能も搭載。さらに、他の会計ソフトからのデータ移行もスムーズに行え、経理業務を効率的にサポートします。
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電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、国税関係書類を電子化して保管する際のルールや要件を定めた法律です。紙で保存していた書類を、一定の条件を満たすことで電子ファイルとして保管できるようになります。これにより、書類の保管スペースを削減し、検索や管理を効率化することが可能です。しかし、法令の要件を満たさない方法で電子化すると、税務上の問題が発生するリスクがあります。
電子帳簿等保存とは
電子帳簿等保存は、会計ソフトなどを使用して作成した会計データを、そのまま電子形式で保存する方法です。データの訂正・削除履歴を確認できるシステムを用いるなど、改ざん防止の仕組みが求められます。
スキャナ保存とは
スキャナ保存は、紙の書類をスキャナで読み取り、電子データとして保管する方法です。適切な解像度やタイムスタンプの付与など、法律が示す要件を満たす必要があります。期限を過ぎてスキャンした場合は、スキャナ保存として認められない点に注意しましょう。
電子取引データ保存とは
電子取引データ保存は、インターネット上でやり取りした請求書や領収書などを、そのまま電子の形で保存する方式です。紙に印刷して保管するだけでは要件を満たさず、検索機能を備えたシステムで管理しなければなりません。
電子帳簿保存法におけるスキャナ保存要件とは
スキャナ保存を認めることで、紙の書類を電子化して保存できるメリットがあります。しかし、法令上の要件を満たさなければ、電子保存としては認められない場合があるため、以下の点に留意することが必要です。
入力者などの情報の確認要件は不要
以前はスキャナ保存に際して「誰がスキャンしたのか」を示す情報が必要とされていましたが、法改正により、「入力者情報の確認要件」は撤廃されました。これにより、スキャン作業のハードルが下がり、導入しやすくなったと言えます。
解像度・階調・大きさなどに関する情報の保存は不要
スキャナ保存時に解像度や階調、大きさなどの技術的情報を保存する義務はありません。ただし、読み取った画像が適正な品質を保ち、後日「事業関連の書類」として判断できる状態にあることが基本です。あまりにも低い解像度でスキャンすると、書類として認められない可能性があります。
その他
スキャナ保存では、データを訂正・削除できない仕組みを導入するなど、改ざん防止策が必須です。タイムスタンプの付与を適切に行い、入力期限（最長2か月と7営業日）内に電子化する点も重要です。
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スキャナ保存を行うメリットとは
生産性の向上を図ることができる
紙書類をスキャンして電子データとして管理することで、書類を探す時間や保管スペースを大幅に削減できます。クラウドサービスと連携すれば、ネット環境があればどこからでも必要なデータを取り出せるため、業務の効率が高まります。
保管スペースなどを削減できる
紙で保管する場合、書類が増えるほど保管スペースやファイリングの手間がかさみます。スキャナ保存を導入することで、倉庫やオフィスのスペースを有効活用し、管理コストを下げられます。
その他
スキャナ保存を活用すると、書類をデータ化して検索機能を利用できるため、必要な書類をすぐに見つけられます。これにより、税務調査や経理作業の負担を軽減し、業務スピードが向上します。
よくある間違いと注意点
スキャナ保存を導入しても、紙書類をただスキャンして画像ファイルにすればよいと誤解し、改ざん防止や検索機能をおろそかにするケースがあります。電子帳簿保存法の要件を満たすシステムや運用手順を整備していないと、法的に認められないリスクがあるので注意が必要です。また、入力期間（最長2か月と7営業日）を過ぎるとスキャナ保存が成立しません。その場合は、紙のまま保存を続けるしかないことを理解しておきましょう。
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丸投げ仕分け & スワイプ機能
タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。
税理士監修の税務調査リスクチェック
確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
スマホで提出まで完結
経理業務の全てがスマホで完結します。確定申告の書類作成から提出まで、スマホでの操作で簡単に進められ、時間と手間を大幅に削減します。
レシート読み取り機能で経費管理が簡単
レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
電子帳簿保存法におけるスキャナ保存は、紙書類を電子データで効率的に管理できる魅力的な仕組みです。ただし、解像度やタイムスタンプ、入力期間など、法律で定められた細かな要件を守らなければ法的に認められません。要件を理解し、適切なシステムや運用ルールを整えることで、ペーパーレス化による生産性向上や保管コストの削減を実現できます。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
電子データと紙の書類が混在している場合はどうするの？
電子取引で受け取った書類は電子データとして保存し、紙の書類はスキャナ保存のルールに従うことが望ましいです。もし入力期間を過ぎてしまった場合は、紙のまま保管するしかありません。混在する書類をわかりやすく分類し、必要に応じて同じシステムで管理する仕組みを整えましょう。
電子帳簿保存法違反行為とは
解像度やタイムスタンプなど、法令で定めた要件を満たさずにスキャナ保存を行う、または電子取引データを紙に印刷しただけで保存するなどが該当します。違反が発覚すると、後から仕入税額控除が否認されたり、追加の税金が発生するリスクがあります。
電子帳簿保存法に対応しなかった場合のペナルティ
電子帳簿保存法のルールを守らずにデータを管理していると、税務調査の際に問題視され、仕入税額控除が認められない可能性があります。さらに、追徴課税や過去の控除が否認されるなど、大きなリスクが生じるため、早期に法令順守の体制を整えることが重要です。
スキャンミスが発生した場合はどうするの？
スキャン時の解像度不足や一部切れなど、法令要件を満たさない場合は再スキャンが必要となります。入力期間（2か月と7営業日）を過ぎてしまうとスキャナ保存としては認められず、紙で保管を続ける形になるため、日常的なミス防止策やチェック体制が大切です。
