電子帳簿保存法では、スキャナ保存の入力期間が最長2か月と7営業日と定められています。この期限を超えた場合、スキャナで取り込んだ書類は法令上認められない扱いとなり、代わりに紙の原本をそのまま保管する必要があります。期限を過ぎたときの具体的な対処法と、必要な保存要件や注意点をやさしく解説します。
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電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、国税関係書類を電子データとして保存する際のルールを定めた法律です。デジタル化によって紙の保管スペースを削減できる一方、適切な改ざん防止や検索機能を備えたシステムを使い、法令の要件を守ることが求められます。
電子帳簿等保存とは
パソコン上で作成された帳簿類を、そのまま電子ファイルとして保存する方式です。訂正・削除の履歴を確認でき、改ざん防止機能が備わっていることが必須条件となります。
スキャナ保存とは
紙の書類をスキャンし、電子データにして保管する方式です。解像度やタイムスタンプなど、厳格な条件を満たす必要があります。さらに、スキャンした時期に関する「入力期間」も守らなければなりません。
電子取引データ保存とは
インターネットなどで受け取った請求書や領収書など、デジタルでやり取りされた書類を電子のまま保存する方法です。紙に出力するだけでは要件を満たさず、電子データとして保管し、検索できる状態を維持する必要があります。
電子帳簿保存法の入力期間とは
スキャナ保存を行う際には、紙の書類を受け取ってから最長2か月と7営業日以内にスキャンし、電子保存を完了させる必要があります。これは書類の紛失や改ざんリスクを抑えつつ、スキャン作業を遅れなく行わせるための仕組みです。
入力期間は最長2ヶ月と7営業日
この期限を超えてからスキャナで保存すると、電子帳簿保存法で定めたスキャナ保存として認められません。その場合は、紙の書類を本来どおり一定期間保管しなければならなくなります。早めにスキャンしておくことで、紙の保管スペースを節約し、管理の手間を減らせます。
電子帳簿保存法の入力期間を過ぎた場合
入力期間（最長2か月と7営業日）を超えた場合、法令上スキャナ保存は成立しません。ではどうすればいいのか、具体的に見てみましょう。
紙の状態のまま保存する
期限を過ぎてしまった書類に関しては、スキャナ保存としては扱われません。したがって、その書類は紙の原本を保管する必要があります。紙で保管する際には、法定の保存期間を守り、分類やファイリングをしっかり行いましょう。
電子帳簿保存法対象外の書類とは
手書きで作成された帳簿
電子帳簿保存法は主にコンピュータで作成された帳簿や、スキャンした書類、電子取引データを対象としています。手書きの帳簿は原則として対象外です。ただし、手書きの書類でも要件を満たせばスキャナ保存できる可能性があるため、必要に応じて確認が必要です。
電子帳簿保存法対象の書類とは
国税関係帳簿
仕訳帳や総勘定元帳など、税務処理上重要な帳簿を指します。電子保存の場合には、改ざん防止や検索機能の確保など、法令で細かく要件が定められています。
決算関係書類
貸借対照表や損益計算書など、決算にかかわる書類も電子帳簿保存法の対象です。電子データとして保存することで、保管スペースを大幅に削減できます。
取引関係書類、電子取引書類
請求書や領収書、契約書、見積書など、取引に関連する多くの書類が含まれます。特に、電子取引としてやり取りされたものは、電子データの状態で保存する義務があります。
電子帳簿保存法の保存要件とは
電子帳簿等保存
会計ソフトなどで作成された帳簿データを電子のまま保存する方法です。データ改ざんを防ぐ仕組みや検索機能が必要となります。
スキャナ保存
紙の書類をスキャナで読み取り、電子データ化して保存する方法です。一定の解像度やタイムスタンプ付与、訂正削除が困難な仕組みなどを備えなければなりません。加えて、入力期間（2か月と7営業日）を守らないと認められない点が最大の特徴です。
電子取引データ保存
インターネットなどを通じてやり取りされた取引データを、そのまま電子ファイルで保管します。紙に印刷するだけでは要件を満たさず、電子上で検索できる体制を整えることが法律で義務付けられています。
よくある間違いと注意点
電子帳簿保存法の入力期間を過ぎた段階でスキャナ保存しても、それは法的に認められない可能性が高いです。また、電子取引を紙に出力して保管するだけでは要件を満たしていません。検索機能や改ざん防止、タイムスタンプの付与など、細かい要件を満たすことが重要です。
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丸投げ仕分け & スワイプ機能
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確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
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既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
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経理業務の全てがスマホで完結します。確定申告の書類作成から提出まで、スマホでの操作で簡単に進められ、時間と手間を大幅に削減します。
レシート読み取り機能で経費管理が簡単
レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
電子帳簿保存法では、スキャナ保存の入力期間を最長2か月と7営業日と定めています。これを過ぎると、その書類を電子保存として扱えないため、紙の原本を保管し続ける必要があります。したがって、早めの書類スキャンや管理体制の整備が重要です。法令で求められる要件を正しく理解し、適切なシステムやアプリを活用して、書類管理と確定申告を効率的に進めましょう。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
電子データと紙の書類が混在している場合はどうするの？
電子取引でやり取りされた書類は電子データとして保存し、紙で受け取った書類はスキャナ保存要件を満たすか、もしくは紙での保管を続ける必要があります。書類の性質や受け取り方に応じて、適切な方法で分類し管理することが大切です。
電子帳簿保存法違反行為とは
解像度やタイムスタンプの付与などの要件を無視してスキャン保存を行う、電子取引を単に印刷して保管するだけなど、法令に定める保管要件を満たしていない場合は違反行為になる可能性があります。税務調査で指摘を受けると追徴課税が発生する恐れがあるため注意が必要です。
電子帳簿保存法に対応しなかった場合のペナルティ
スキャナ保存や電子取引データ保存を義務付けるルールを守らないと、仕入税額控除が認められない場合や過去の控除が否認されるリスクがあります。最悪の場合、遡って大きな追徴課税が課されることもあるため、早めに対応を進めることが望ましいです。
スキャンミスが発生した場合はどうするの？
スキャンの解像度が低かったり、画像が途中で切れていたりした場合、再スキャンや再入力が必要です。正しいタイムスタンプを付与し、法令で定められた期間内に電子化を完了しなければ、電子保存としては認められない可能性があります。
確定申告でカンタンと安心を両立した3つの魅力
