電子帳簿保存法を遵守し、国税関係書類を電子化して保管するうえで欠かせないのが「事務処理規程」です。適切な事務処理規程を整備することで、法律の要件を満たしながら書類管理の効率化を図ることができます。本記事では、事務処理規程の基本的な役割や作成時の注意点、実際にどのような項目を記載すべきかなどを詳しく解説。個人事業主や法人における取り組みのポイントを押さえて、電子帳簿保存法をスムーズに導入しましょう。
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電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、国税関係書類を電子データとして保存する場合の要件を定めた法律です。従来は紙で保管することが義務付けられていた帳簿や書類を、要件を満たすことで電子データでも認められるようになりました。事業者は紙の保管スペースや印刷コストを削減できる一方、改ざん防止や検索機能など、一定の基準を守る必要があります。
電子帳簿等保存とは
会計ソフトなどを用いて作成される仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿を、電子ファイルのままで保存する方法です。訂正・削除履歴が確認できるシステムを使用し、データの改ざんを防止することが求められます。
スキャナ保存とは
紙の書類をスキャンし、電子データとして保存する方法を指します。解像度やタイムスタンプの付与など、法律で定められた条件を満たす必要があります。紙の原本を保管する負担を軽減できる一方、要件を厳守しなければ電子保存が認められない点に注意が必要です。
電子取引データ保存とは
ネット通販や電子メールなど、電子的に取引が行われた場合に生じるデータを、そのまま電子で保存する方法です。紙に印刷して保管するだけでは要件を満たさないため、検索可能なシステムでデータを管理する必要があります。
電子帳簿保存法における事務処理規程とは
電子帳簿保存法では、事業者が電子的に保管する国税関係書類の管理方法を明確化し、改ざんを防止するためのルールを整備することが求められています。これを実現するために作成・運用されるのが「事務処理規程」です。事務処理規程には、電子データの保存方法やファイル管理のルール、担当者の責任範囲などが記載されます。
事務処理規程を整備することで、法律が定める「真実性の確保」や「可視性の確保」を満たし、税務調査時に問題が指摘されにくい環境を整えることが可能です。
真実性の確保と可視性の確保とは
真実性の確保
真実性の確保とは、保存された電子データが訂正・削除などによって改ざんされていない状態を示します。電子帳簿保存法では、システム上で訂正履歴を残すことや、正当な理由がない限り訂正や削除ができない仕組みを用いることで、真実性を担保することが求められます。
可視性の確保
可視性の確保とは、保存された電子データを必要なときに容易に検索・閲覧できる状態を指します。具体的には、取引先名や日付などの項目で検索できる機能を備えていることが望ましいとされています。これにより、税務調査の際に迅速かつ正確に情報を提示できるようになります。
事務処理規程の作成方法
事務処理規程を作成する際には、法律の要件を正しく理解し、自社や自分の事業の実情に合わせてルールを整備する必要があります。
税理士への相談
税理士は税務の専門家であり、電子帳簿保存法にも精通していることが多いです。事務処理規程を作成する際には、税理士に相談することで、法律上の要件を満たした形で規程を作成でき、税務リスクの低減につながります。
国税庁提供のサンプルを利用
国税庁のウェブサイトには、事務処理規程のサンプルが公開されています。サンプルを参考にすることで、自分の事業形態や取引内容に合わせた規程を整備しやすくなります。ただし、業種や規模によって必要な内容が異なるため、単にコピーするのではなく、自社の実態に合わせたカスタマイズが不可欠です。
事務処理規程に記載する項目とは
個人事業主の場合
個人事業主では、帳簿管理や書類の保存を一人で行うケースが多いため、事務処理規程には具体的な運用手順を記す必要があります。たとえば、スキャナ保存を行う書類の種類、スキャン解像度やタイムスタンプの付与方法、データの保管場所などを明確化し、日常の管理が楽になるようなルール作りを心がけましょう。
法人の場合
法人では、担当部署や担当者が複数存在することが一般的です。そのため、事務処理規程においては、担当者の役割分担や承認フロー、保管データの検索方法などを詳細に記載します。トラブル発生時の対応や、システムのバックアップ方法など、責任の所在を明確にすると、組織全体として円滑に運用できます。
よくある間違いと注意点
事務処理規程を作成しても、それを実際の運用に落とし込まないまま放置してしまうケースがあります。規程の内容を現場の担当者に周知徹底し、定期的に運用状況をチェックすることで、適切な書類管理を維持できます。また、スキャナ保存や電子データ保存の要件を厳守せずに運用すると、電子帳簿保存法違反になるリスクがあるため注意が必要です。
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既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
スマホで提出まで完結
経理業務の全てがスマホで完結します。確定申告の書類作成から提出まで、スマホでの操作で簡単に進められ、時間と手間を大幅に削減します。
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レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
電子帳簿保存法の遵守には、事務処理規程の作成と運用が不可欠です。真実性と可視性を確保するために、改ざん防止や検索機能を備えたシステムを導入し、必要なルールを明文化しましょう。個人事業主と法人で必要な記載内容や運用方法が異なるため、税理士や国税庁のサンプル資料を活用しながら、自社や自分の事業に合った規程を整備してください。電子帳簿保存法に合致した形でインボイス制度の対応を進めれば、法令遵守と業務効率化の両立が可能になります。
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よくある質問
電子データと紙の書類が混在している場合はどうするの？
電子データで保存すべき書類と、紙でやり取りされる書類が混在している場合、それぞれの保存方法に合ったルールを定める必要があります。紙の書類をスキャナ保存する場合は、電子帳簿保存法で定められた要件を満たすように対応し、電子取引データは検索機能のあるシステムで保管します。
電子帳簿保存法違反行為とは
電子データ保存の要件を満たしていないシステムを使用したり、改ざん防止措置をとらずに書類を保管することは違反行為に該当します。また、タイムスタンプを付与していない、検索機能を備えていないなどの不備がある場合も法律違反となる可能性があります。
電子帳簿保存法に対応しなかった場合のペナルティ
電子帳簿保存法に対応していない状態で電子取引データを保管していると、税務調査の際に仕入税額控除が否認される可能性があります。さらに、訂正・削除履歴が確認できないシステムで帳簿を管理している場合などは、追徴課税のリスクもあります。早めに制度に沿った対応を取ることが重要です。
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