ビジネスのデジタル化が進むなか、紙の領収書やレシートをどのように保存すればよいか悩んでいませんか。電子帳簿保存法の導入により、従来の紙保管だけでなく、電子データでの保管も幅広く認められるようになりました。しかし、具体的な保存期間や要件を誤解すると、後から税務トラブルにつながる可能性があります。本記事では、個人事業主や法人を対象に、電子帳簿保存法の基本や保存方法、期間、注意点をわかりやすく解説します。
タックスナップは、フリーランスや個人事業主に特化したクラウド型会計ソフトで、”カンタン”・”安心”に特化したスマホだけで経理から確定申告まで完結できるアプリです。特徴的なスワイプ仕分けは、従来と比較し手間を1/10以下に削減することができ、丸投げ仕分けは1,000件を10秒程度で仕分けする画期的な機能です。また安心を担保するために、税理士監修の税務調査リスクチェック機能も搭載。さらに、他の会計ソフトからのデータ移行もスムーズに行え、経理業務を効率的にサポートします。
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電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、国税関係書類を電子データとして保存する場合の要件を定めた法律です。紙の領収書や請求書をスキャナで読み取り、電子データとして保管できるようにすることで、書類管理を効率化しながら、適切な監査や税務調査を行える仕組みを整えています。
電子帳簿等保存とは
「電子帳簿等保存」は、パソコン上で作成した仕訳帳や総勘定元帳などを電子データとして保管する方式です。データの訂正・削除履歴を残し、不正な改ざんを防止できるシステムを使用することが求められます。
スキャナ保存とは
「スキャナ保存」は、紙で受け取った領収書やレシート、請求書などをスキャナで読み取り、電子ファイルにして保存する方法です。解像度やタイムスタンプの付与など、法律で定められた条件を満たすことで、紙の原本を保管しなくても良いとされています。ただし、導入するには事前に事務処理規程を整備し、入力期間（最長2カ月と7営業日）を守る必要があります。
電子取引データ保存とは
「電子取引データ保存」は、インターネットを通じてやり取りされた請求書や領収書など、電子データのまま授受された書類を電子データで保管する方法です。紙に印刷して保存するだけでは要件を満たさず、データのまま一定期間保管し、かつ検索機能を備えるなど法令に沿った形で管理する必要があります。
電子帳簿保存法における領収書やレシートの保存方法とは
領収書やレシートは、経理上重要な証拠書類です。電子帳簿保存法では、これらを電子データとして保存する場合に「スキャナ保存」か「電子取引データ保存」の方法をとることができます。
電子データの領収書はそのまま保存
電子取引として領収書を受け取った場合、紙へ出力して保管するだけでは要件を満たしません。電子データを改ざん防止機能のあるシステム上で保管し、検索機能を備えるなど、法律で定められた条件をクリアする必要があります。
紙の領収書の場合は紙のままかスキャナ保存
紙の領収書をスキャナ保存したい場合は、スキャナ保存の要件（解像度やタイムスタンプ、入力期間など）を守らなければなりません。もし要件を満たせない場合は、従来どおり紙のまま一定期間保管を続ける形となります。
電子帳簿保存法における保存期間はいつまで？
個人事業主の方
個人事業主が原則として保存すべき期間は、7年間です。ただし、白色申告の場合には5年間の保存義務となる点に注意しましょう。いずれの場合も、法定期間中にきちんと書類を保管しておくことで、税務調査があっても迅速に対応できます。
法人の方
法人の場合も、原則として7年間の保存期間が適用されます。法人税法や消費税法に基づき、取引に関する書類を法定期間保管しておかなければなりません。電子データで保管する際も、同様の期間保管することが求められます。
その他
業種や特別な規定により、保存期間が異なるケースもあります。たとえば、建設業などは長期的な契約関係に基づく書類の保存が必要となる場合があり、一般的なルールと異なる規定が適用されることがあります。
電子データ化した場合の原本の保存期間とは
スキャナ保存などで紙の原本を電子化した場合、紙の原本を破棄しても良いと認められています。ただし、その前提としてスキャナ保存の要件を満たし、法定の保存期間を電子データで維持することが条件です。要件を満たさないスキャンであれば、紙の原本を破棄せず、従来の保存方法を継続する必要があります。
電子帳簿保存法の保存要件とは
電子帳簿等保存
会計ソフト上で作成した帳簿や決算関係書類を電子的に保管する場合は、訂正削除履歴や改ざん防止機能を備えたシステムを利用することが義務付けられています。
スキャナ保存
紙の領収書やレシートをスキャナで取り込む場合、解像度やタイムスタンプの付与などの条件を守らなければなりません。紙の書類を受け取ってから最長2カ月と7営業日以内にスキャンを完了させる必要がある点にも注意が必要です。
電子取引データ保存
電子取引でやり取りした書類（PDFやメール添付ファイルなど）を紙に印刷するだけでは法令上の保存方法として認められません。検索可能な状態で電子データのまま保存し、改ざん防止策を講じるなどの要件を満たす必要があります。
よくある間違いと注意点
電子帳簿保存法において、紙の書類をスキャナで取り込むだけで要件を満たしていると誤解するケースが多いです。実際には、解像度やタイムスタンプの付与、訂正削除が困難な運用など、細かなルールを遵守しなければなりません。また、電子取引のデータを紙に印刷して保存するだけでは認められないため、電子データとしての保管方法を確立することが重要です。
確定申告を簡単にするには
タックスナップは、フリーランスや個人事業主のために開発された画期的なクラウド型会計ソフトです。スマートフォンだけで経理や確定申告をスムーズに完結させることができ、ユーザーの利便性と安心を両立した設計が特長です。
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丸投げ仕分け & スワイプ機能
タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。
税理士監修の税務調査リスクチェック
確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
スマホで提出まで完結
経理業務の全てがスマホで完結します。確定申告の書類作成から提出まで、スマホでの操作で簡単に進められ、時間と手間を大幅に削減します。
レシート読み取り機能で経費管理が簡単
レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
電子帳簿保存法における保存期間や保存方法を正しく理解することで、書類管理の効率化と法令遵守を両立できます。個人事業主・法人ともに、国税関係帳簿や領収書・レシートを電子的に保存する際には、法令で定められた要件（改ざん防止機能、タイムスタンプ付与、検索機能など）を満たすことが重要です。
スキャナ保存や電子取引データ保存を活用すれば、保管スペースや業務効率の面で大きなメリットがありますが、入力期間や解像度といった細かなルールを守らないと、税務調査で指摘を受けるリスクがあります。確定申告を楽にするためにも、会計ソフトやスマホアプリの機能を活用し、必要書類を整理しやすい環境を整えましょう。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
電子データと紙の書類が混在している場合はどうするの？
電子データは電子帳簿保存法の要件に従って保管し、紙で受領した書類はスキャナ保存か紙の保管を選択する必要があります。混在する場合でも、検索や仕分けがスムーズに行えるように分類・整理を徹底しましょう。
領収書を電子データで保存するメリットとは
紙の領収書をデータ化すれば、保管スペースの削減や検索性の向上が期待できます。電子的に検索・参照ができるため、税務調査や経理処理の際に効率が高まります。ただし、スキャナ保存の要件を満たさなければ電子保存として認められない点に注意してください。
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