紙の請求書をデータ化して保管できれば、書類の紛失や保管スペースの問題を解消できる一方、法令上のルールを守らないとペナルティを受ける恐れがあります。本記事では、電子帳簿保存法における請求書の保存方法や保存期間を中心に、個人事業主と法人の違い、具体的な注意点などを解説します。適切に電子化を進め、税務リスクを避けながら業務効率を高めましょう。
タックスナップは、フリーランスや個人事業主に特化したクラウド型会計ソフトで、”カンタン”・”安心”に特化したスマホだけで経理から確定申告まで完結できるアプリです。特徴的なスワイプ仕分けは、従来と比較し手間を1/10以下に削減することができ、丸投げ仕分けは1,000件を10秒程度で仕分けする画期的な機能です。また安心を担保するために、税理士監修の税務調査リスクチェック機能も搭載。さらに、他の会計ソフトからのデータ移行もスムーズに行え、経理業務を効率的にサポートします。
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電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、従来紙で保管していた国税関係書類を電子ファイルとして保存する場合の要件を定めた法律です。書類管理をデジタル化することで、保管スペースや事務コストを削減しつつ、法令順守を可能にします。ただし、改ざん防止や検索機能など、いくつかの厳格なルールがある点に注意が必要です。
電子帳簿等保存とは
会計ソフトなどで作成した帳簿や決算関係書類を、そのまま電子データとして保管する方式を指します。データの訂正・削除履歴を残せるシステムを使用し、改ざん防止の仕組みを整備する必要があります。
スキャナ保存とは
紙で受け取った書類をスキャナで読み取り、画像データとして保管する方法です。解像度やタイムスタンプの付与など、法律で定められた要件を満たさないと「電子保存」として認められない場合があります。また、入力期限（最長2か月と7営業日）に注意が求められます。
電子取引データ保存とは
インターネットを介して取引を行った際にやり取りされる請求書や領収書などを、電子のまま保存する方式です。紙に出力して保管するだけでは法令上認められず、検索機能を備えたシステムで管理することが必須となります。
電子帳簿保存法の保存要件とは
電子帳簿保存法では、デジタル化による書類保存を認める代わりに、データの信頼性を確保するための要件を課しています。大きく「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」に分けられ、それぞれに必要な対応が異なります。
電子帳簿等保存
仕訳帳や総勘定元帳など、パソコン上で作成した帳簿を電子のまま保存します。データの改ざんを防ぐシステムや、訂正・削除の履歴を追跡できる仕組みが求められます。
スキャナ保存
紙の請求書や領収書などをスキャナで読み込み、電子ファイルとして保管します。解像度やタイムスタンプ、入力期間などの要件を満たさない場合、電子保存としては認められません。正しい運用を続けることで、紙の原本を破棄できるメリットがあります。
電子取引データ保存
インターネットで送受信した書類は電子取引として扱われます。紙に印刷して保管しても法令要件を満たさず、電子の状態で改ざん防止機能や検索機能を備えた形で保管する必要があります。
電子帳簿保存法における領収書やレシートの保存方法とは
電子データの領収書はそのまま保存
電子取引で発行された領収書やレシートは、紙に印刷するだけでは要件を満たしません。電子ファイルとして保存し、検索機能のあるシステムで管理することで、電子帳簿保存法の要件をクリアできます。適切なクラウド会計ソフトを利用すれば、データ改ざん防止やバックアップ体制も簡単に整えられます。
紙の領収書の場合は紙のままかスキャナ保存
紙で受け取った領収書は、法律が定めるスキャナ保存の要件を満たすことで電子化が可能です。要件を満たさない場合は従来どおり紙で保管し、国税関係書類の保存期間を守ってファイリングを行わなければなりません。スキャナ保存を導入する際は、解像度やタイムスタンプなどの基準を事前に確認しましょう。
電子帳簿保存法における請求書の保存期間はいつまで？
個人事業主の方
個人事業主の場合、原則として7年間の保存が求められます。ただし、白色申告の方は5年間の保存義務となる点に注意してください。請求書も取引関係書類の一部であり、法定期間中は適切に保存しましょう。
法人の方
法人税法や消費税法に基づき、法人の場合は原則7年間の保存義務があります。決算関連書類や取引書類とあわせて、請求書も電子・紙いずれの形であっても、定められた期間保管しなければなりません。
その他
特定の業種や特別な状況に応じて保存期間が異なる場合があります。建設業などでは、契約期間が長い取引の書類をさらに長期間保存が求められるケースもあるため、各業界のルールを確認しましょう。
よくある間違いと注意点
電子帳簿保存法の要件を誤解し、紙に印刷しただけの電子取引データを保管している事例が見受けられます。しかし、それでは法令上の「電子保存」として認められず、税務上のメリットを享受できません。また、スキャナ保存の要件を満たしていない状態で紙の原本を破棄すると、後々税務調査で否認されるリスクが高まります。
電子データ化した書類は、解像度や改ざん防止策、タイムスタンプ付与など細かい基準を守る必要があります。さらに、日々の記録や帳簿づけを怠らずに行うことで、確定申告や税務調査に備えやすくなります。
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タックスナップは、フリーランスや個人事業主のために開発された画期的なクラウド型会計ソフトです。スマートフォンだけで経理や確定申告をスムーズに完結させることができ、ユーザーの利便性と安心を両立した設計が特長です。
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丸投げ仕分け & スワイプ機能
タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。
税理士監修の税務調査リスクチェック
確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
スマホで提出まで完結
経理業務の全てがスマホで完結します。確定申告の書類作成から提出まで、スマホでの操作で簡単に進められ、時間と手間を大幅に削減します。
レシート読み取り機能で経費管理が簡単
レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
電子帳簿保存法における請求書の保存方法や保存期間を正しく理解することで、法令違反のリスクを下げながら書類管理を効率化できます。個人事業主と法人では保存期間が異なるほか、スキャナ保存や電子取引データ保存には細かい要件があるため、導入前にチェックを怠らないことが大切です。最新の会計ソフトやスマホアプリを活用し、日々の業務をスリム化しつつ、確定申告や税務調査にも万全の態勢で臨みましょう。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
電子データと紙の書類が混在している場合はどうするの？
電子取引で受け取った書類は電子データのまま保存し、紙で受領した書類はスキャナ保存か紙での保管を選択します。いずれも電子帳簿保存法の要件を満たした形で整理し、検索機能などを活用できるようにしましょう。
領収書を電子データで保存するメリットとは
紙のまま保管する必要がなくなるため、保管スペースを節約でき、検索や参照が容易になります。また、クラウド上で保管すれば、必要なときに素早く確認できるため、業務効率が大幅に向上します。ただし、スキャナ保存の要件を満たさないと認められない点に注意が必要です。
確定申告でカンタンと安心を両立した3つの魅力
