近年、取引書類や契約書を電子化する動きが広がっており、効率的な書類管理を実現するための電子帳簿保存法にも注目が集まっています。実は、契約書も電子帳簿保存法の対象となり得る書類のひとつ。紙で保管していた契約書を電子化するにあたっては、法令が求める条件を満たす必要があるため、正しい理解が欠かせません。この記事では、電子帳簿保存法の基本的な要件や、対象・対象外となる書類、電子化によるメリットや注意点をわかりやすく解説します。
タックスナップは、フリーランスや個人事業主に特化したクラウド型会計ソフトで、”カンタン”・”安心”に特化したスマホだけで経理から確定申告まで完結できるアプリです。特徴的なスワイプ仕分けは、従来と比較し手間を1/10以下に削減することができ、丸投げ仕分けは1,000件を10秒程度で仕分けする画期的な機能です。また安心を担保するために、税理士監修の税務調査リスクチェック機能も搭載。さらに、他の会計ソフトからのデータ移行もスムーズに行え、経理業務を効率的にサポートします。
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電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、国税に関わる書類を電子データとして保管するための法律です。紙を使わずにデジタル化することで、保管スペースの削減や事務作業の効率化を狙う一方、法令に基づく厳格な要件を満たす必要があります。特に「真実性」と「可視性」の確保が重視され、改ざん防止や検索機能を備えたシステムで運用することが求められます。
電子帳簿等保存とは
「電子帳簿等保存」は、仕訳帳や総勘定元帳などを会計ソフトで作成し、電子データのまま保存する方法です。訂正・削除の履歴を追跡できるなど、改ざんを防ぐシステムを導入しなければなりません。
スキャナ保存とは
紙の書類をスキャナで読み取り、電子ファイルとして保存する方法です。解像度やタイムスタンプなどの要件を満たす必要があり、導入には事前の準備が必要です。紙原本の保管スペースを削減できる一方、要件を守らないと電子データとして認められないリスクがあります。
電子取引データ保存とは
ネットバンクやクラウドサービスなど、電子的に行われた取引書類（請求書や領収書など）をデータのまま保存する方法です。紙に印刷して保管するだけでは法的に認められず、データのまま一定期間保管し、検索機能を備えることが義務付けられています。
電子帳簿保存法の保存要件とは
電子帳簿保存法の下で書類を電子化するには、主に以下の要件が課されます。違反すると、税務上の優遇措置が受けられなかったり、ペナルティが科される可能性があるため、慎重に取り組む必要があります。
電子帳簿等保存
会計データを電子の形で保存する場合、データの改ざん防止策を講じたシステムを利用し、日付や金額などで検索できる状態を保つことが要件です。
スキャナ保存
紙の書類をスキャンする場合には、解像度や入力期間（最長2カ月と7営業日）、タイムスタンプの付与など厳密な規定があります。これらをクリアした状態で初めて、紙の原本を破棄して電子データを正式な保管方法とすることが許されます。
電子取引データ保存
電子的に受け取った取引書類は、紙に印刷しただけでは認められず、電子データのまま保存することが必要です。検索できるシステムを導入し、改ざん防止策を取ることが前提となります。
契約書は電子帳簿保存法の対象
取引関係書類の一種である契約書も、電子帳簿保存法の対象になり得ます。紙で取り交わした契約書をスキャナ保存する、もしくは電子契約サービスで締結した契約書を電子取引データとして保管する、いずれの形でも法令上の要件を満たせば電子データでの管理が可能です。
電子契約が増える昨今、クラウド上で契約書をやり取りするケースが多くなっています。この場合、紙の原本が存在しないため、そのまま電子取引データとして取り扱い、適切に保管すれば問題ありません。ただし、紙の契約書を電子化する場合はスキャナ保存の要件を守ることが必須です。
電子帳簿保存法対象外の書類とは
手書きで作成された帳簿
電子帳簿保存法は、主にパソコンや会計ソフトで作成した帳簿や、スキャナで電子化した書類、電子的にやり取りされた取引データを想定しています。手書きで作成された帳簿は原則として対象外です。ただし、手書きの帳簿をスキャン保存する場合、要件を満たせば電子保存が認められる場合もあります。
電子帳簿保存法対象の書類とは
国税関係帳簿
仕訳帳や総勘定元帳など、税務処理に直結する帳簿は電子帳簿保存法で定められた要件を満たすことで電子化が可能です。
決算関係書類
貸借対照表や損益計算書など、決算に関する書類も対象となります。電子化による保管スペース削減や検索性向上などのメリットを享受できます。
取引関係書類、電子取引書類
契約書や請求書、領収書、見積書など、取引に関連する書類全般が対象です。電子取引としてやり取りされた場合は、紙に出力するだけでは不十分で、電子データのまま一定期間保管することが求められます。
よくある間違いと注意点
電子契約サービスなどで締結した契約書を紙に出力し、ファイリングだけで済ませてしまうケースが見受けられます。しかし、電子取引データとしてやり取りされた契約書は、そのままの電子データで保存しなければ法令要件を満たしません。また、スキャナ保存の要件（解像度やタイムスタンプなど）を無視してスキャンしてしまうと、法的に認められないリスクがあります。
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タックスナップは、フリーランスや個人事業主のために開発された画期的なクラウド型会計ソフトです。スマートフォンだけで経理や確定申告をスムーズに完結させることができ、ユーザーの利便性と安心を両立した設計が特長です。
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丸投げ仕分け & スワイプ機能
タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。
税理士監修の税務調査リスクチェック
確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
スマホで提出まで完結
経理業務の全てがスマホで完結します。確定申告の書類作成から提出まで、スマホでの操作で簡単に進められ、時間と手間を大幅に削減します。
レシート読み取り機能で経費管理が簡単
レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
契約書は取引関係書類の一種であり、電子帳簿保存法の対象として扱われる場合があります。紙で取り交わした契約書をスキャナ保存する、あるいは電子契約サービスを利用してデジタルデータとして保管するなど、状況に応じた保存方法を選択することが可能です。ただし、電子帳簿保存法で定められた改ざん防止や検索機能などの要件を守らなければ、法的に認められないリスクがあります。最新の会計ソフトやツールを活用しつつ、ルールを正しく理解して書類管理をスムーズに進めましょう。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
電子データと紙の書類が混在している場合はどうするの？
電子取引データは電子データとして保管し、紙の書類はスキャナ保存を行うか、紙のまま一定期間保管します。それぞれの方法に対応した管理ルールを作り、混在していても検索や参照がしやすいよう工夫することが重要です。
領収書を電子データで保存するメリットとは
紙の領収書をデジタル化すれば、物理的な保管スペースを削減でき、検索・参照が容易になるメリットがあります。また、クラウド上に保存すれば、災害や紛失リスクも低減できるのが利点です。ただし、スキャナ保存の要件を満たしていないと、電子データとしての保存が認められない可能性があるため注意してください。
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