取引の際に発行される納品書は、請求書や領収書と同様に経理処理で重要な役割を果たします。電子帳簿保存法の導入により、紙の書類を電子化して保管できるようになった一方、正しいルールを守らなければ法令違反になる可能性も。本記事では、納品書が電子帳簿保存法の対象となる理由や、保存要件、対象外の書類との違いをやさしく解説します。
タックスナップは、フリーランスや個人事業主に特化したクラウド型会計ソフトで、”カンタン”・”安心”に特化したスマホだけで経理から確定申告まで完結できるアプリです。特徴的なスワイプ仕分けは、従来と比較し手間を1/10以下に削減することができ、丸投げ仕分けは1,000件を10秒程度で仕分けする画期的な機能です。また安心を担保するために、税理士監修の税務調査リスクチェック機能も搭載。さらに、他の会計ソフトからのデータ移行もスムーズに行え、経理業務を効率的にサポートします。
今なら2週間無料で始められるチャンス！
確定申告でカンタンと安心を両立した3つの魅力
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、国税関係書類を電子データで保存する際の要件を定めた法律です。紙による保管義務を一部免除しつつ、改ざん防止や検索機能など、電子化に伴うリスクを最小限に抑えるためのルールを設定しています。
電子帳簿等保存とは
会計ソフトで作成する仕訳帳や総勘定元帳などを電子ファイルで保管する方法を指します。データの訂正・削除の履歴が追跡できる仕組みや、検索機能の確保が要求されます。
スキャナ保存とは
紙で受け取った書類をスキャンし、電子ファイルとして保存する方法です。解像度やタイムスタンプなど厳密な要件を満たさなければ、電子保存として認められません。
電子取引データ保存とは
オンラインなどでやり取りされた請求書や領収書などを、そのまま電子データで保管する方法です。紙に出力しても要件を満たさないため、適切なシステムでデータを検索・管理できるようにする必要があります。
電子帳簿保存法の保存要件とは
電子帳簿等保存
会計ソフトなどで作成した帳簿を、改ざん防止機能を備えた形で保存します。データの訂正履歴や削除履歴が管理され、日付や取引先などの検索が容易であることが求められます。
スキャナ保存
紙の書類をスキャナで電子化する場合、解像度や入力期間（最長2か月と7営業日内）を守り、タイムスタンプを付与するなどの要件を満たす必要があります。不備があると電子データとしての保存は認められないリスクがあります。
電子取引データ保存
電子取引データは、紙に印刷して保管しても法令上の保存方法とは認められません。システム上で検索可能な状態で保管し、改ざんを防ぐ環境を整えることが不可欠です。
納品書は電子帳簿保存法の対象
取引のやり取りを証明する納品書は、電子帳簿保存法の対象となる「取引関係書類」に含まれます。紙の納品書を電子化する場合はスキャナ保存の要件を満たす必要があり、電子取引で受け取った納品書は紙に印刷するだけでなく、電子データを検索可能な形で保管することが求められます。
納品書は発注や受注との突合せに使われ、在庫管理や請求内容の確認にも役立つ大切な書類です。デジタル管理を導入することで、業務効率化とペーパーレス化が期待できますが、法令の要件を満たさない管理方法では、後に税務面でトラブルが生じる可能性があるため注意しましょう。
納品書の保存方法
紙のままでの保存
従来どおり紙で受け取り、ファイリングして保管する方法です。電子帳簿保存法に対応しなくても違反にはなりませんが、保管スペースや検索性の面でのデメリットが大きいと言えます。また、紛失リスクを考えると、別途スキャンなどによるバックアップを考慮してもよいでしょう。
電子データでの保存
納品書を電子ファイルの形で保管するには、スキャナ保存か電子取引データ保存のいずれかの形をとる必要があります。紙で受け取った場合はスキャナ保存の要件を、オンラインでやり取りされた場合は電子取引データ保存の要件をそれぞれ満たしましょう。
電子帳簿保存法対象外の書類とは
手書きで作成された帳簿
電子帳簿保存法はパソコンや会計ソフトで作成した帳簿やスキャンによるデータ化を想定しています。手書きの帳簿は対象外ですが、スキャンして電子化する場合はスキャナ保存の規定を満たす形で扱うことが可能です。
電子帳簿保存法対象の書類とは
国税関係帳簿
仕訳帳・総勘定元帳など、国税処理に必要な帳簿類を指します。電子帳簿等保存で要件を満たすことで紙の保管義務を代替できます。
決算関係書類
貸借対照表・損益計算書など、決算に関連する書類も法令に定められた要件を満たすことで電子化可能です。
取引関係書類、電子取引書類
納品書・請求書・領収書など、取引の証拠となる書類全般です。納品書を電子化したい場合もここに該当し、適切な保存要件を守らなければなりません。
よくある間違いと注意点
納品書を電子化して保存しようとする際に、単にスキャンして画像ファイルにするだけでは法令の要件を満たさないケースが多々あります。解像度や入力期間、タイムスタンプ付与などを無視してしまうと、後から税務調査で認められない可能性が高まります。また、電子取引でやり取りされた納品書を紙に印刷するだけでは、法令要件をクリアできない点にも注意が必要です。
確定申告を簡単にするには
タックスナップは、フリーランスや個人事業主のために開発された画期的なクラウド型会計ソフトです。スマートフォンだけで経理や確定申告をスムーズに完結させることができ、ユーザーの利便性と安心を両立した設計が特長です。
今なら2週間無料で始められるチャンス！
丸投げ仕分け & スワイプ機能
タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。
税理士監修の税務調査リスクチェック
確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
スマホで提出まで完結
経理業務の全てがスマホで完結します。確定申告の書類作成から提出まで、スマホでの操作で簡単に進められ、時間と手間を大幅に削減します。
レシート読み取り機能で経費管理が簡単
レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
納品書は電子帳簿保存法の対象書類に含まれるため、従来の紙保管だけでなく、スキャナ保存や電子取引データ保存での取り扱いが可能です。ただし、解像度やタイムスタンプなど、法令が定める要件を守らなければ、電子保存は認められないリスクがあります。最新の会計ソフトやスマホアプリをうまく活用しながら、適正な書類管理と確定申告を進めましょう。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
今なら2週間無料で始められるチャンス！
よくある質問
電子データと紙の書類が混在している場合はどうするの？
紙で受領した納品書はスキャナ保存を行い、電子取引で受け取った納品書は電子のまま管理する必要があります。それぞれの要件を守りながら、検索性を損なわないようフォルダやファイル名のルールを徹底しましょう。
領収書を電子データで保存するメリットとは
紙の保管スペースを削減できるうえ、検索や参照が容易になります。さらに、クラウド上で管理すれば、万が一の災害や紛失リスクにも対応しやすくなる点が利点と言えます。ただし、スキャナ保存の要件を満たさなければ電子保存として認められないので注意が必要です。
確定申告でカンタンと安心を両立した3つの魅力
