電子帳簿保存法への対応にExcelを使う方法と注意点を解説します。正しいファイル名の付け方や索引簿の作成方法、Excel運用時のデメリットを丁寧に解説します。
電子帳簿保存法に対応するためにシステム導入が推奨されますが、Excelでの運用も可能です。本記事ではExcelで電子帳簿保存法に正しく対応するための方法や注意点を詳しく説明します。
タックスナップは、フリーランスや個人事業主に特化したクラウド型会計ソフトで、”カンタン”・”安心”に特化したスマホだけで経理から確定申告まで完結できるアプリです。特徴的なスワイプ仕分けは、従来と比較し手間を1/10以下に削減することができ、丸投げ仕分けは1,000件を10秒程度で仕分けする画期的な機能です。また安心を担保するために、税理士監修の税務調査リスクチェック機能も搭載。さらに、他の会計ソフトからのデータ移行もスムーズに行え、経理業務を効率的にサポートします。
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電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、帳簿書類を電子データで保存できる制度です。ペーパーレス化や業務効率化を目的として、2024年以降、電子取引のデータ保存が義務化されます。対象となる取引データや書類を適切に保存する必要があります。
Excelでも電子帳簿保存法に対応できる？
Excelでも電子帳簿保存法への対応は可能です。ただし、電子データの保存要件である真実性や可視性、検索性の確保などの要件を満たす必要があります。Excelの場合、特に検索要件を満たすための工夫が必要です。
Excelで電子帳簿保存法に対応する手順
Excelでの対応には、ファイル名の付け方や索引簿の作成が重要です。具体的には、電子取引データを規則的なファイル名で保存し、取引日、金額、取引先などの項目を含んだ索引簿をExcelで作成します。ファイル名は「日付_取引先_金額」のような規則的なルールを定めて保存することで検索性を高めます。
索引簿の作成方法とポイント
索引簿はExcelの表で作成します。項目として「取引年月日」「取引先名」「金額」「ファイル名」などを設定します。また、フィルター機能を使うことで必要な情報を迅速に検索できます。表記のゆれが発生すると検索精度が落ちるため、入力ルールを統一することが重要です。
Excel運用時のデメリット
Excelでの電子帳簿保存法対応はシステムと比較していくつかデメリットがあります。例えば、取引データが大量になると管理が煩雑になり、ミスが増える可能性があります。また、改ざん防止機能が弱く、手作業での対応が必要になるため、内部統制の面で課題があります。
大量のデータ管理には不向き
Excelでのデータ管理は、小規模の取引には適していますが、取引量が増えると検索や管理が難しくなります。ファイル管理やデータ検索の手間がかかり、効率が落ちることがあります。
改ざん防止が困難
Excelは自由度が高いため、データの改ざんが容易です。電子帳簿保存法の要件である真実性の確保が難しく、適切な管理規定や体制がないと不正のリスクが高まります。
Excelとシステム導入の比較
システム導入を行えば改ざん防止機能や検索機能が標準搭載されているため、より確実に法令対応が可能になります。一方で、Excelは初期コストがかからず小規模事業者に向いています。自社の規模や業務量を考慮して適切な手法を選びましょう。
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スマホで提出まで完結
スマホ対応のe-Taxアプリを利用すれば、土日に自宅で申告書を作成・提出できます。紙の申告書を用意する手間が省け、時間を大幅に節約できます。
レシート読み取り機能を活用
会計ソフトを使えば、領収書やレシートを撮影して経費を自動記録できます。土日の短い時間でも効率的にデータを整理し、確定申告に備えることが可能です。
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タックスナップは、フリーランスや個人事業主のために開発された画期的なクラウド型会計ソフトです。スマートフォンだけで経理や確定申告をスムーズに完結させることができ、ユーザーの利便性と安心を両立した設計が特長です。
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丸投げ仕分け & スワイプ機能
タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。
税理士監修の税務調査リスクチェック
確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
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経理業務の全てがスマホで完結します。確定申告の書類作成から提出まで、スマホでの操作で簡単に進められ、時間と手間を大幅に削減します。
レシート読み取り機能で経費管理が簡単
レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
電子帳簿保存法にExcelで対応することは可能ですが、管理工数や改ざんリスクを考えるとシステム導入も検討すべきです。自社の状況に合った対応方法を選び、スムーズな法令対応を進めましょう。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
Excelでの保存期間はどのくらい？
Excelでのデータ保存期間は紙保存と同じく原則7年間です。法令の定める期間を遵守しましょう。
Excelからシステムへの移行は可能？
Excelからシステムへの移行は可能ですが、データフォーマットの調整や移行作業が必要です。事前にシステムの仕様を確認することが重要です。
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