2024年から義務化された「電子帳簿保存法」への対応は、個人事業主にも避けては通れないテーマです。「何をすればいいの？」「自分に関係あるの？」と感じている方のために、この記事では電子帳簿保存法の基本と、実際にどのように対策すればよいのかを初心者にもわかりやすく解説します。
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個人事業主は電子帳簿保存法への対応が必要
個人事業主であっても、電子取引（メールやクラウドでの請求書受領など）を行っている場合は、電子帳簿保存法の対象となります。対応せずに電子取引データを紙で保存していると、税務調査時に認められない可能性があります。
そもそも電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、帳簿や書類を電子データとして保存する際の要件やルールを定めた法律です。紙の保存と違って、保存期間・形式・検索性などの条件を満たさなければなりません。
電子帳簿等保存とは
仕訳帳や総勘定元帳などの帳簿データをそのまま電子で保存する形式。事前の申請が不要になったものの、改ざん防止や検索性などの要件を満たす必要があります。
スキャナ保存とは
紙で受け取った領収書や請求書をスキャナやスマホで読み取り、電子データとして保存する形式です。読み取りのタイミングや保存方法に条件があります。
電子取引データ保存とは
メールで受け取った請求書や、クラウド上で発行された取引データなど、もともと電子的にやり取りされた書類は、必ず電子で保存する必要があります。
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電子帳簿保存法において個人事業主がするべきこと
電子取引を確認する
自分が行っている取引の中に、電子メールやWebサービス経由の請求書・領収書などが含まれているか確認しましょう。
データの保管場所を決める
保存するデータはクラウドストレージや外付けハードディスク、会計ソフトなど、定めた保管場所に一元管理する必要があります。
ペーパーレス運用の検討する
スキャナ保存や電子取引の活用により、紙での保存をなくす「ペーパーレス化」を進めると管理が楽になります。
保存ファイル名を統一する
保存するファイルの名前に「日付」「取引先」「金額」などを含めておくと、後から検索・確認がしやすくなります。
その他
取引内容を改ざんできないようにタイムスタンプを使ったり、電子保存対応の会計ソフトを利用するのも有効です。
電子帳簿保存法対象の書類とは
国税関係帳簿
仕訳帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、総勘定元帳など。
決算関係書類
損益計算書、貸借対照表などの決算書類。
取引関係書類、電子取引書類
請求書、領収書、契約書などの取引書類や、電子メールやクラウド経由でやりとりした書類も含まれます。
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電子帳簿保存法の保存要件とは
電子帳簿保存法に対応するには、それぞれの保存形式に応じて特定の要件を満たす必要があります。
電子帳簿等保存では、訂正や削除の履歴を記録したり、タイムスタンプを付与するなどの改ざん防止措置が求められます。加えて、パソコンなどで内容が確認できる見読性の確保、取引日や金額、取引先などでの検索機能の確保が必要です。
スキャナ保存では、タイムスタンプの付与、適切な解像度での読み取り、カラー情報の保存などにより真実性を確保しなければなりません。さらに、受領から一定期間内の読み取りと保存が求められ、見読性と検索性も確保する必要があります。
電子取引データ保存については、紙での保存が認められておらず、電子的に保存することが義務付けられています。検索性を高めるためにフォルダ分けやファイル名の統一を行い、タイムスタンプの付与または訂正・削除履歴の管理が必要です。
よくある間違いと注意点
電子帳簿保存法に対応しているつもりでも、実際には要件を満たしていないケースが多く見られます。たとえば、メールで受け取った請求書を印刷して紙だけを保管していると、電子データの保存義務に違反することになります。また、保存先がバラバラで統一されておらず、必要なデータをすぐに検索できない状態になっていることも問題です。
さらに、タイムスタンプを付け忘れていたり、スキャナ保存時にピンボケしたり白黒で読み取っていたりする画像は、保存要件を満たしていないと判断される可能性があります。
こうした不備があると、税務調査の際に帳簿や書類の保存が適切に行われていないとみなされ、否認されるリスクがあるため注意が必要です。
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タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。
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確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
スマホで提出まで完結
経理業務の全てがスマホで完結します。確定申告の書類作成から提出まで、スマホでの操作で簡単に進められ、時間と手間を大幅に削減します。
レシート読み取り機能で経費管理が簡単
レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
個人事業主であっても、電子取引を行っていれば電子帳簿保存法への対応が求められます。必要なデータの保存方法やルールを正しく理解し、早めに対策を進めることが重要です。タックスナップなどの電子帳簿保存対応ソフトを活用すれば、初心者でもスムーズに対応できます。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
確定申告の期限はいつからいつまで？
例年、2月16日から3月15日までが確定申告期間です。
確定申告を忘れた場合どうなるの？
無申告加算税や延滞税が課される可能性があります。気づいた時点で早めに申告しましょう。
青色申告と白色申告の電子帳簿保存法の対応とは？
青色申告は特別控除の要件として帳簿の正確な保存が必要です。電子帳簿保存法に対応することで、紙より効率的に管理できます。白色申告でも電子取引の保存義務は同様に適用されます。
電子帳簿保存法の対応はいつから？
2024年1月からすべての事業者に電子取引の電子保存が義務化されています。
