業務上、まだまだfaxを使ったやり取りが残っている企業や個人事業主は多いと思います。電子帳簿保存法では、紙書類のスキャナ保存や電子取引データ保存に関する要件が定められていますが、faxによる書類はどのように対応すれば良いのでしょうか。本記事では、faxを「受信する側」と「送信する側」に分けて、電子帳簿保存法で求められるポイントや実務上の注意点を解説します。
タックスナップは、フリーランスや個人事業主に特化したクラウド型会計ソフトで、”カンタン”・”安心”に特化したスマホだけで経理から確定申告まで完結できるアプリです。特徴的なスワイプ仕分けは、従来と比較し手間を1/10以下に削減することができ、丸投げ仕分けは1,000件を10秒程度で仕分けする画期的な機能です。また安心を担保するために、税理士監修の税務調査リスクチェック機能も搭載。さらに、他の会計ソフトからのデータ移行もスムーズに行え、経理業務を効率的にサポートします。
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電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、国税に関係する帳簿や書類を電子化して保管する場合の要件を定めた法律です。紙で保存していた領収書や請求書などを電子データで管理できるようにし、保管スペース削減や業務効率化を実現する一方、改ざん防止や検索機能を満たす必要があります。
電子帳簿等保存とは
会計ソフトで作成した仕訳帳や総勘定元帳を、そのまま電子ファイルとして保管する方法です。データの訂正・削除履歴を追えるシステムを利用し、検索機能を確保することが求められます。
スキャナ保存とは
紙の書類（領収書・請求書など）をスキャナで電子化し、一定の要件（解像度、入力期間、タイムスタンプなど）を満たして保存する方法です。紙原本を破棄できるメリットがあるものの、要件を守らなければ電子保存として認められない場合があります。
電子取引データ保存とは
ネットバンクやクラウドサービスなど、電子的にやり取りされた取引書類（電子請求書や電子領収書）を、電子ファイルのまま保管する方法です。紙に印刷して保管しただけでは法令要件を満たさないため、検索機能を備えたシステムで管理する必要があります。
faxを受信する方の電子帳簿保存法の対応方法
電子データの場合
faxを受信する際、faxサーバなどを使って電子ファイルとして保存する企業もあります。この場合、電子取引データの形態と似ていますが、紙を介さない取引として扱われるかは微妙な点です。受信データが電子帳簿保存法の対象となるかを検討し、該当すると判断した場合は、検索機能と改ざん防止策を備えたシステム上で保管するのが望ましいでしょう。
紙の場合
多くの事業者は、faxを紙で出力して受け取ります。この場合、紙の書類と同様に取り扱い、従来のようにファイリングすれば最低限の保管義務は果たせます。ただし、電子保存を行いたいなら、スキャナ保存の要件を守って読み取り、タイムスタンプを付与するなどのルールを徹底しなければなりません。
faxを送信する方の電子帳簿保存法の対応方法
電子データの場合
faxを送信する段階で、こちらが電子データとして保管している書類をfaxサーバ経由で送信するケースも考えられます。送信元としては、電子的に管理している契約書や納品書などが電子帳簿保存法の対象となる場合、改ざん防止策や検索機能を備えることが欠かせません。紙を経由しないやり取りでは電子取引データとして扱われることもあるため、法令要件に合致するか確認しましょう。
紙の場合
紙の書類をそのままfaxで送信する場合、送信者側では特に電子化を行っていません。そのため、送信者が電子帳簿保存法の対象になるかどうかは、書類を電子保存するか否かにかかっています。送信者が紙ベースの書類を保管するだけなら、従来通り紙での保管義務を守れば問題ありません。
よくある間違いと注意点
faxで受け取った書類を紙で保存しているのにもかかわらず、電子データ化していないのに「電子保存している」と勘違いするケースがあります。また、faxサーバで受信したデータを改ざん防止機能のないまま保管していると、電子帳簿保存法の要件を満たさない可能性があるため注意が必要です。紙でやり取りしているfaxをスキャナ保存する場合は、解像度や入力期間などの要件に留意し、誤った運用に陥らないようにしましょう。
確定申告を簡単にするには
タックスナップは、フリーランスや個人事業主のために開発された画期的なクラウド型会計ソフトです。スマートフォンだけで経理や確定申告をスムーズに完結させることができ、ユーザーの利便性と安心を両立した設計が特長です。
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丸投げ仕分け & スワイプ機能
タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。
税理士監修の税務調査リスクチェック
確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
スマホで提出まで完結
経理業務の全てがスマホで完結します。確定申告の書類作成から提出まで、スマホでの操作で簡単に進められ、時間と手間を大幅に削減します。
レシート読み取り機能で経費管理が簡単
レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
faxでやり取りされた書類も、電子帳簿保存法の対象になる可能性があります。受信する側は紙で受け取るのか、電子データとして受信するのかによって対応が異なり、送信する側でも紙のfaxを使用するのか、電子ファイルをfaxサーバ経由で送るのかで要件が変わってきます。いずれの場合も、改ざん防止や検索機能などの法令要件を守らなければならず、誤った運用では電子保存として認められないことに注意しましょう。
会計ソフトやスマホアプリを活用すると、faxを含む紙ベースの書類や電子書類の管理が大幅に楽になります。電子帳簿保存法に則した形で書類を整理し、確定申告や税務調査に備えましょう。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
電子データと紙の書類が混在している場合はどうするの？
一部の書類は電子的にやり取りされ、他の書類は紙で保存しているケースが多いです。電子帳簿保存法では、電子取引データは電子データとして要件を満たす形で保存し、紙の書類はスキャナ保存や紙での保管を選ぶ必要があります。混在する場合でも、適切な分類と検索機能の活用で管理が可能です。
領収書を電子データで保存するメリットとは
紙の領収書をスキャンして電子データにすることで、保管スペースを削減し、検索や閲覧が簡単になります。また、クラウド上に保存しておけば、紛失リスクも下がり、出先でも必要な情報を確認しやすくなるでしょう。
紙のfaxを電子保存する場合、原本はどうするの？
紙のfaxをスキャンして電子保存する際には、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。解像度やタイムスタンプ、入力期間などを守ったうえでデータ化できれば、紙原本を破棄しても法令上問題ありません。しかし、要件を一つでも満たさないと電子保存は認められず、原本を紙で保管し続ける必要があります。
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