コピー代を経費に計上するときの勘定科目とは？仕訳方法の例とともに解説！

2025年7月1日

プレゼン資料のカラー印刷、営業資料の外注プリント、社内で使うコピー用紙の購入。同じ「印刷」に見えても、勘定科目は状況で変わります。誤った科目で処理すると費用構成がゆがみ、部門別原価や税務調査の際に説明が難しくなることも。ここではコピー代・印刷代に関係する主要科目を整理し、具体的な仕訳例を通じて実務の判断基準を押さえましょう。

タックスナップは、フリーランスや個人事業主に特化したクラウド型会計ソフトで、”カンタン”・”安心”に特化したスマホだけで経理から確定申告まで完結できるアプリです。特徴的なスワイプ仕分けは、従来と比較し手間を1/10以下に削減することができ、丸投げ仕分けは1,000件を10秒程度で仕分けする画期的な機能です。また安心を担保するために、税理士監修の税務調査リスクチェック機能も搭載。さらに、他の会計ソフトからのデータ移行もスムーズに行え、経理業務を効率的にサポートします。

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コピー代や印刷代で使える勘定科目７選！

印刷製本費

社外向けパンフレットや書籍の発行など、まとまった部数を業者委託する場合に使います。製版・断裁など一連の加工費も含めて処理でき、広告宣伝費との区分が混同しやすい項目です。

消耗品費

名刺や社内資料をコンビニで少部数印刷したときなど、少額で頻繁に発生する支出はここでまとめると管理が容易です。コピー機のトナーやインクカートリッジ購入も同科目で処理することが一般的です。

広告宣伝費

折り込みチラシ・ポスター・DMなど販促目的が明確な印刷物は広告宣伝費で計上します。配布開始月に一括費用化するか、効果期間に応じて前払費用へ振り替えるかは金額や期間で判断します。

外注費

デザイン会社にデータ作成から印刷まで一括発注した場合、印刷製本費でなく外注費とするケースもあります。業務委託契約書や請求書の内容次第で勘定科目を選択しましょう。

事務用品費

コピー用紙やラベルシールなど、文房具店・ECサイトでまとめ買いする一般的な紙製品は事務用品費でも問題ありません。社内管理ルールに合わせて消耗品費と使い分けます。

雑費

上記いずれにも当てはまらないイレギュラーな印刷費用に用います。ただし金額や頻度が大きくなったら適切な科目へ見直し、勘定科目の乱立を防ぐことが大切です。

通信費

オンラインプリントサービスを利用し、データ転送料やクラウドストレージ料金が含まれる場合は通信費で処理する選択肢もあります。費用割り当てが複数科目にまたがる場合は按分計算が必要です。

それぞれの勘定科目の仕訳方法の例

コンビニで書類を印刷した場合

領収書に「コピー　¥300」と記載があるなら、少額かつ日常的な支出として消耗品費を用いるのが一般的です。

借方：消耗品費　300円
貸方：現金　300円

会社での印刷のためにコピー用紙を購入した場合

大量購入して在庫管理する場合は事務用品費で計上し、倉庫に保管する未使用分は棚卸で期末振替します。

借方：事務用品費　5,000円
貸方：普通預金　5,000円

チラシやポスター用に印刷した場合

販促を主目的としたチラシ1,000部を印刷会社へ依頼し、請求額が50,000円だったケースです。

借方：広告宣伝費　50,000円
貸方：未払金　50,000円

その他

外部デザイナーにデータ制作3万円、印刷会社に刷り代2万円を個別発注した場合、前者を外注費、後者を印刷製本費として分けると、費用構造がクリアになります。

よくある間違いと注意点

コピー用紙やトナー代を広告宣伝費に混在させると販促費が過大に見え、経営分析でミスリードを招きます。また、デザイン費と印刷費をまとめて消耗品費に計上すると、次期以降の予算管理が難しくなります。仕訳ルールを社内マニュアルに明文化し、領収書の但し書きには用途メモを追記しておくと後の振り替えが不要になります。

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丸投げ仕分け & スワイプ機能

タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。

税理士監修の税務調査リスクチェック

確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。

他会計ソフトからのスムーズな乗り換え

既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。

スマホで提出まで完結

経理業務の全てがスマホで完結します。確定申告の書類作成から提出まで、スマホでの操作で簡単に進められ、時間と手間を大幅に削減します。

レシート読み取り機能で経費管理が簡単

レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。

タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。

まとめ

コピー代・印刷代は「何を」「誰のために」印刷したかで勘定科目が変わります。少額の日常印刷は消耗品費、販促用チラシは広告宣伝費、大量委託印刷は印刷製本費といった基本を押さえ、仕訳例に沿って迷わず処理しましょう。科目選択やインボイス番号の確認に不安がある場合は、タックスナップの自動仕訳とリスクチェックを活用して、正確な帳簿とスムーズな申告を実現してください。

タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。

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