経費の精算は何年前までできる？月またぎや年度またぎはできる？仕訳方法も解説

経費の精算は5年前まで可能！

所得税・法人税とも更正請求（還付請求）は申告期限から５年以内、修正申告は期限後も５年間提出できます。したがって、領収書や未請求データが見つかった場合でも５年以内なら費用計上のやり直しが可能です。ただし帳簿訂正と合わせて税務署への手続きが必要なケースもあるため、遅延が判明した時点で早めに再計算と届出準備を進めましょう。

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経費精算は月またぎや年度またぎもできる

従業員が立て替えた交通費や経費など

締め日に間に合わず翌月に精算した交通費、立て替えた取材費などは翌月払いになっても問題ありません。費用認識は利用日ベースで行い、支払時点とのズレは未払金・立替金で調整すれば損益は正しく計上できます。

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月またぎなどが発生する場合とは？

経費精算の申請が間に合わなかった場合

経費申請が遅れた場合でも、領収書の日付を基準に費用を遡って認識し、翌月に従業員へ精算金を支払います。

月末の経費を請求する場合

月末ギリギリに受けたサービスで請求書が翌月に届くなど、計上時期がズレる場合は請求書到着を待たずに見積額で未払計上し、翌月請求額が確定したら差額を調整します。

利用期間が月をまたいでしまう場合

サブスク料や保守契約など利用期間が複数月に渡る場合は、期間按分して月次損益に反映させ、支払時点とのズレは前払費用・未払費用で調整します。

その他

工事進行基準で請求が数か月後になる建設原価や、年度末に届く外注費など、実際の消費時期と請求時期が離れる取引も同様に費用発生主義で処理します。

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月またぎなどの経費の仕訳方法とは？

料金を先払いした場合

たとえば４月に半年分のサブスク料６万円を一括で支払った場合、支払時に「前払費用」６万円を計上し、毎月決算で１万円ずつ費用に振り替えます。

料金を後払いした場合

３月利用分の外注費８万円を４月に請求・支払するときは、３月末決算で「未払金」８万円を計上して費用化し、４月の支払時に未払金を取り崩します。こうすることで費用と収益が同じ期間に対応します。

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よくある間違いと注意点

遡及計上できるからと言って、発生した年度にかかわらず一括で当期費用にしてしまうと、過年度損益が歪み税務調査で否認される恐れがあります。また、立替金と未払金を混同して従業員への精算分を仕入先への未払として処理すると、貸借対照表の債務残高が実態と合わなくなります。見つかった領収書は利用日を基準に正しい会計期間へ振り返り、必要に応じて修正申告か更正の請求を検討しましょう。電子帳簿保存法の要件も考慮し、遅れて到着した領収書はスキャン日時だけでなく取引日付をメタデータとして登録することも忘れないでください。

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まとめ

経費精算は最長５年前まで遡って修正でき、月またぎ・年度またぎでも費用発生主義に従えば問題ありません。先払い分は前払費用、後払い分は未払金で調整し、帳簿と実態を一致させることが重要です。タックスナップの自動仕訳とリスクチェックを活用すれば、遅れて見つかった領収書もスムーズに精算し、税務リスクを最小化できます。

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よくある質問

月や年度またぎの経費精算が認められない場合とは？

取引内容が事業と無関係、あるいは支払事実を示す証憑がない場合は遡及計上が認められません。また、５年超過の費用は更正請求期限を過ぎるため修正が不可能です。

月や年度またぎの経費精算のデメリットとは

過年度の修正申告が必要になると、加算税や延滞税が発生することがあります。また、決算や財務分析で比較可能性が損なわれるため、経費はできる限り当期内に精算・計上することが望ましいといえます。