個人事業主や小規模事業者であっても、帳簿の電子保存が当たり前になる時代に差し掛かっています。紙のままだと保管スペースや紛失リスクなど課題がある一方、電子化すれば検索や管理が簡単になります。今回は電子帳簿保存法の概要や要件を中心に、電子帳簿を導入する流れを解説します。
タックスナップは、フリーランスや個人事業主に特化したクラウド型会計ソフトで、”カンタン”・”安心”に特化したスマホだけで経理から確定申告まで完結できるアプリです。特徴的なスワイプ仕分けは、従来と比較し手間を1/10以下に削減することができ、丸投げ仕分けは1,000件を10秒程度で仕分けする画期的な機能です。また安心を担保するために、税理士監修の税務調査リスクチェック機能も搭載。さらに、他の会計ソフトからのデータ移行もスムーズに行え、経理業務を効率的にサポートします。
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1. なぜ今、帳簿の電子化が注目されているのか
デジタル化の波と法改正により、書類の電子保存が大きく推進
近年、インターネットやクラウドサービスの普及が進んだことで、紙での管理が多かった帳簿を電子化する企業や個人事業主が増えています。特に、電子帳簿保存法の改正で要件が緩和された一方、一部では要件が厳しくなり、電子データでの保存が義務化されるケースも拡大。これまで紙ベースで管理していた資料を、電子ファイルとして保存することが当たり前になってきました。
また、テレワークやリモートワークの拡大に伴い、必要な書類を電子で共有・管理できる体制づくりが急務となっています。紙の台帳を出社しないと確認できないという状況は非効率と言えます。電子保存を導入することで業務の効率化やコスト削減を実現する狙いが注目されているのです。
2. 電子帳簿保存法とは？理解すべき3つの区分
①電子帳簿等保存 ②スキャナ保存 ③電子取引データ保存の違い
電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿書類を電子データで保管するときのルールを定めた法律です。対象となる書類や保存方法は大きく3つに分類されます。
- 電子帳簿等保存
仕訳帳や総勘定元帳などを電子データとして作成・保存する場合に適用。 - スキャナ保存
紙で受領した領収書や請求書をスキャナで読み取り、電子データとして保存する仕組み。 - 電子取引データ保存
ネット通販の領収書など、もともと電子でやりとりした書類を電子のまま保存するルール。
これらはそれぞれ保存要件が異なり、真実性・可視性を確保するための要件を満たす必要があります。要件を満たさない場合、紙での保管が必要になることがあるため、導入前に制度を正しく理解することが肝要です。
3. 電子化を導入するメリットと準備
保管スペース削減や検索・共有の効率化 しかし導入手続きと要件確認が不可欠
電子帳簿を導入すると、紙の書類をファイリングし続ける必要がなくなるため、事務スペースの節約につながります。また、パソコンやクラウド上でデータを検索すれば、必要な書類をすぐに取り出せる利点も大きいです。リモートワークでも、チームメンバーが同じデータを共有・編集しやすくなるでしょう。
一方で、以下の準備が必須となります。
- 対応するシステム・ソフトウェアの選定
どのクラウドサービス・会計ソフトが電子帳簿保存法の要件を満たすか、事前に確認する。 - 運用ルールの策定
誰がどのタイミングでスキャンし、ファイル名をどう付け、どこに保管するかなど、社内ルールを決める。 - 機器やセキュリティ対策
スキャナやパソコンのセットアップに加え、データ消失や改ざんを防ぐセキュリティを検討する。
制度自体がやや複雑で、要件を誤って認識すると後から追加対応が必要になるかもしれません。専門家に相談したり、国税庁の資料をこまめにチェックすると失敗を避けやすいでしょう。
4. 電子帳簿の要件を満たすための具体的ポイント
タイムスタンプや検索機能 真実性と可視性の確保が必須
法令上、電子的に保存する場合は「真実性の確保」と「可視性の確保」が必要とされます。具体的には以下のような機能や措置を行います。
- タイムスタンプの付与
データを記録した日時の改ざん防止や証明を行う。 - 検索機能の確保
取引年月日や取引先名などで迅速に検索できる体制が必要。 - 訂正・削除の記録保持
修正履歴や削除履歴を確認できるようにする。 - 相互関連性の維持
仕訳帳と総勘定元帳など、複数の書類間で整合性が取れているか確認可能であること。
紙からスキャナ保存を行う場合、解像度やカラー要件などスキャンの技術要件があります。また、受領した電子取引のデータはそのまま保存するなど、ルールをきちんと守って運用しなければなりません。
5. トラブルを避けるための導入手順と運用コツ
計画的に試行導入し 小規模から全社展開して習熟を図る
最後に、電子帳簿を上手に活用するために気をつけるポイントをまとめます。
- 現行の紙管理との併用期間を設定する
いきなり全面移行は混乱のもとになるため、一定期間は紙と電子を併用して運用方法を確認し、問題点を洗い出すのがおすすめです。 - 導入前に社内の役割分担を決める
スキャン担当や承認担当などのフローを明確にしないと、書類が行方不明になるリスクが高まります。誰がいつどこでスキャンするかを決めておきましょう。 - 保管フォルダと命名規則を統一
データはフォルダやファイル名がバラバラだと検索性が下がり、管理が煩雑化します。取引年月日や相手先名を盛り込んだファイル名など、分かりやすい基準を決めて実施すると良いでしょう。 - 定期的なバックアップとセキュリティ対策
パソコンだけに保存していると故障時にすべて失われるリスクがあります。クラウド保存や外部メディアへのバックアップ、アクセス権限の設定など、一定のセキュリティ体制を用意してください。
上述のステップを踏むことで、スムーズに帳簿の電子化を進められるでしょう。最終的には事業の効率向上や書類検索の利便性アップ、さらにはペーパーレス化によるコスト削減まで期待できます。
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スマホ対応のe-Taxアプリを利用すれば、土日に自宅で申告書を作成・提出できます。紙の申告書を用意する手間が省け、時間を大幅に節約できます。
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会計ソフトを使えば、領収書やレシートを撮影して経費を自動記録できます。土日の短い時間でも効率的にデータを整理し、確定申告に備えることが可能です。
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丸投げ仕分け & スワイプ機能
タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。
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確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
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レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
個人事業主や中小企業でも、電子帳簿保存法に対応した書類管理が求められる時代になっています。仕訳帳や総勘定元帳の電子化をはじめ、スキャナ保存や電子取引データの保存など、手続きを正しく行えば紙書類の保管スペース削減や業務効率化が可能です。
ただし、電子帳簿保存法の要件を理解せずに導入すると後々トラブルや罰則を招く恐れがあります。会計ソフトやクラウドサービスを活用しつつ、適切なルールづくりと周知を図り、法令遵守と経理の生産性向上を両立させましょう。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
Q1: 青色申告をしている個人事業主です。電子帳簿は必ず導入すべきですか？
必須ではありませんが、2024年からは電子取引に関するデータ保存が義務化されます。紙での一元管理が難しくなるため、早めに電子化に対応したほうが負担が少なくなるでしょう。節税効果や業務効率化を狙える点からも導入がおすすめです。
Q2: 会計ソフトを使えば自動で電子保存が完了しますか？
会計ソフトによっては電子帳簿保存法に対応している機能が搭載されていますが、要件（タイムスタンプ付与など）を満たすセットアップが必要です。また、スキャナ保存や電子取引データの保存要件を意識した使い方も重要なので、ソフト側のマニュアルやサポートを活用しつつ運用してください。
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