住宅ローン控除やふるさと納税の申告、保育園の入園手続きなど、源泉徴収票は年収証明として活躍する重要書類です。退職時に受け取っているはずなのに見当たらない──そんなときも、会社に連絡すれば再発行は可能です。ここでは、申請先や再発行が難しいケースの対処法、そして最終手段となる代替書類について整理しました。手続きをスムーズに進め、必要な場面で困らないよう備えておきましょう。
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源泉徴収票の再発行は可能！
源泉徴収票は、勤務先が「給与所得の源泉徴収票」として税務署に提出する控えを従業員にも交付する仕組みで、法的には５年間の保存義務があります。そのため、在籍中はもちろん退職後でも、会社に依頼すれば原則として再発行してもらえます。申請から手元に届くまでの期間は企業規模や繁閑期で変わりますが、早いところで即日、遅くても１～２週間程度が目安です。
源泉徴収票がない場合の対処法
退職直後の場合
退職月の給与計算が完了した後、概ね翌月中旬までに源泉徴収票が郵送されます。退職後すぐに手元へ届いていない場合は、総務担当に発送時期を確認するのが第一歩です。
退職後、紛失後に時間が経過している場合
退職から数年経って再発行を求める場合でも、会社が解散していなければ保存義務期間内（５年間）は再発行が可能です。問い合わせ窓口がわからないときは、社会保険の資格喪失届けの提出先をたどると連絡先を見つけやすくなります。
その他
派遣社員やアルバイトで複数の勤務先がある場合、収入のあったすべての会社から源泉徴収票を受け取る必要があります。合算して確定申告をする際には、一枚でも不足していると申告内容が不完全になるため、漏れのないよう確認しましょう。
源泉徴収書再発行の申請場所とは？
最初に問い合わせるのは「源泉徴収票を発行した会社」です。総務人事部や給与担当部署へ電話やメールで依頼するのが一般的で、再発行申請書や本人確認書類の提出を求められる場合もあります。会社がすでに倒産している場合は、破産管財人や清算人が窓口になることもあるため、法務局の公告や官報情報で連絡先を確認してください。
源泉徴収票の代わりに使える書類は？
どうしても源泉徴収票が手に入らない場合、確定申告では「給与所得の収入金額や源泉徴収税額を証明できる書類」として、給与明細の全期間分や支払調書、預金口座の入金記録などを添付し、別途「源泉徴収票紛失届」を提出する方法があります。また、年末調整前に退職した場合の「退職所得の源泉徴収票・特別徴収票」も代替書類として認められるケースがあります。
源泉徴収票の再発行ができない理由
会社が倒産してしまっている
倒産・解散により会社が存在しない場合、管轄税務署に「給与支払報告書の開示請求」を行うことで、給与と源泉徴収税額を確認できます。手続きには本人確認書類と申請手数料が必要です。
業務委託だった
フリーランスの業務委託契約では、給与所得ではなく報酬・料金として支払調書が発行されます。この場合、源泉徴収票そのものが存在しないため、支払調書や銀行口座の入出金記録をもとに確定申告を行います。
その他
副業先の小規模事業者が源泉徴収票を発行していないケースもありますが、給与支払者には交付義務があるため、税務署から指導が入る前に早めに再発行を依頼しましょう。
よくある間違いと注意点
確定申告の際に、源泉徴収票の「支払金額」と「源泉徴収税額」を転記し忘れると過小申告になり、後日追徴課税の対象になる恐れがあります。また、再発行した源泉徴収票に誤りがあった場合は、再度訂正を依頼する必要があるため、数値と氏名・住所を必ず確認しましょう。提出期限間際での依頼は担当者の負担が大きく、発行が間に合わないこともあるため、余裕を持って手続きを進めることが大切です。
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丸投げ仕分け & 業界最速スワイプ機能
タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。
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確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
スマホで提出まで完結
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レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
源泉徴収票は、退職後であっても会社に依頼すれば基本的に再発行が可能です。倒産や業務委託などで入手できないときは、支払調書や銀行明細で代替しつつ、税務署や自治体の手続きを利用しましょう。タックスナップを活用すれば、源泉徴収票の情報を取り込んで自動仕訳し、確定申告書の作成までスマホ一つで完結できます。期限直前に慌てないよう、早めの確認と手続きを心がけましょう。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
源泉徴収票が必要になる場合とは？
住宅ローン控除の初年度申請、年末調整を受けていない副業・転職者の確定申告、保育園入園や奨学金申請など幅広い場面で年収証明として提出が求められます。
源泉徴収票の再発行にどのくらい時間がかかる？
企業の規模や繁忙期によって異なりますが、平均で１週間前後、即日発行に対応している企業もあります。繁忙期の２～３月は時間がかかる傾向があるため、余裕を持った依頼が望ましいでしょう。
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