領収書は経費計上の根拠となる大切な証憑ですが、「申告書に添付しなくても良いの？」「レシートやカード明細でも認められる？」と疑問に感じる人は多いでしょう。この記事では、確定申告における領収書の扱いから、紛失・未発行時の対処法、保存期間と方法、さらにクラウド会計ソフト「タックスナップ」で経費管理を効率化するコツまでを体系的に解説します。
タックスナップは、フリーランスや個人事業主に特化したクラウド型会計ソフトで、”カンタン”・”安心”に特化したスマホだけで経理から確定申告まで完結できるアプリです。特徴的なスワイプ仕分けは、従来と比較し手間を1/10以下に削減することができ、丸投げ仕分けは1,000件を10秒程度で仕分けする画期的な機能です。また安心を担保するために、税理士監修の税務調査リスクチェック機能も搭載。さらに、他の会計ソフトからのデータ移行もスムーズに行え、経理業務を効率的にサポートします。
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確定申告に領収書は原則必要
所得税法では、経費として認められる支出は「取引内容を明らかにする書類」に基づくことが求められています。この書類の典型例が領収書です。ただし、青色申告決算書や収支内訳書を作成して提出する際に、領収書そのものを税務署へ提出する義務はなく、保管義務のみが課されています。つまり提出は不要でも、税務調査に備えて真実性を裏付ける証拠として保存しておく必要があります。
提出をする必要はなし
かつて医療費控除など一部の添付が求められた書類も、現在はスキャンデータや控えの提示で足りるケースが増えています。領収書は自社に備え付けるだけで足りるため、確定申告書に貼り付ける、封筒に入れて郵送するといった手間は不要です。
領収書をなくした場合の対処法は？
「うっかり捨ててしまった」「水濡れで読めなくなった」という場合でも、経費計上をあきらめる必要はありません。代替書類や再発行で証拠を補完できます。
レシートやクレジットカード明細でも代用は可能
レシートには通常、取引日・金額・店舗名が印字されているため、一定の要件を満たせば領収書と同等の書類として扱えます。また、クレジットカード明細やネットバンキングの振込記録も、支払い事実を示す資料として有効です。店名や購入内容が明確であれば、税務調査でも認められるケースが大半です。
再発行をする
高額な備品や長期にわたって使用する資産の場合は、購入店に問い合わせて領収書を再発行してもらうのが確実です。電子メールでのPDF発行でもかまいません。店側が再発行を断ることもありますが、その場合は請求書・見積書・支払い明細を組み合わせて証憑性を補強します。
その他
どうしても領収書も代替書類も用意できない場合は、取引先や関係者に支払い事実を証言してもらう「支払証明書」を作成する方法があります。これでも足りない場合は、後述する出金伝票に記録し、取引内容を詳しくメモしておくことが求められます。
そもそも領収書が発行されない場合の対処法は？
自動販売機やフリマアプリ、個人間取引など、領収書がそもそも出ないシーンもあります。
出金伝票の作成をする
現金支出で証憑が得られないときは、出金伝票に日付・支払先・金額・用途を記入し、必要に応じて相手先とのやり取りを記録したメールやチャットのスクリーンショットを添付して保管します。
交通費の場合はICカードの利用明細を保存する
電車・バスのICカードはWeb明細や券売機で利用履歴を印刷できます。区間・金額・日付が明記されていれば領収書と同じ効力があるため、紙またはPDFで保存しておきましょう。
領収書の保存方法や期間とは？
2024年１月施行の改正電子帳簿保存法により、紙・電子いずれの場合も「真実性の確保」と「可視性の確保」が要件になりました。
紙で受領した場合
原則７年間（青色申告で繰越欠損があるときは10年間）、原本を時系列にファイリングして保存します。スキャン保存する場合は解像度やタイムスタンプの付与など電子帳簿保存法のスキャナ保存要件に従う必要があります。
電子データで受領した場合
メール添付のPDFやWebダウンロードした領収書は紙に出力しても保存したことになりません。受領した電子データを改ざんできない環境で保管し、取引年月日・金額・取引先で検索できる状態にしておくことが求められます。クラウド会計ソフトはこれらの要件を満たす設計になっているため、データをそのままアップロードすれば要件クリアとなる場合がほとんどです。
領収書で必要な情報、記載項目とは？
領収書には①発行者の氏名・名称、②取引年月日、③取引内容、④金額、⑤宛名が明記されていることが望ましいとされています。特に軽減税率対象の飲食費は、税率区分の記載が必要になるため、テイクアウトとイートインを区別できる形で保存しておきましょう。
個人事業主のための納税額計算方法とは？
領収書をもとに事業所得を計算する際は、「売上－経費＝所得」を求め、基礎控除や青色申告特別控除を差し引いて課税所得を算定します。領収書の枚数が多いと手計算は現実的でないため、クラウド会計ソフトに取込んで自動集計するのが効率的です。
よくある間違いと注意点
交際費とプライベートの飲食費を混同してしまう、領収書の宛名を「上様」にしたまま保管する、電子データを印刷だけして原本を削除してしまう――こうしたミスは税務調査で否認されやすいポイントです。またインボイス制度導入後は、課税仕入れについて登録番号の記載漏れがないかも確認しましょう。
タックスナップで確定申告を簡単にする方法
タックスナップは、フリーランスや個人事業主のために開発された画期的なクラウド型会計ソフトです。スマートフォンだけで経理や確定申告をスムーズに完結させることができ、ユーザーの利便性と安心を両立した設計が特長です。
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丸投げ仕分け & スワイプ機能
タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。
税理士監修の税務調査リスクチェック
確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
スマホで提出まで完結
経理業務の全てがスマホで完結します。確定申告の書類作成から提出まで、スマホでの操作で簡単に進められ、時間と手間を大幅に削減します。
レシート読み取り機能で経費管理が簡単
レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
確定申告に領収書そのものを提出する義務はありませんが、経費の裏付けとして原則７年間の保存が求められます。紛失時はレシートやカード明細で代用し、未発行の場合は出金伝票やICカード履歴を活用しましょう。紙・電子いずれも電子帳簿保存法の要件を満たす形で保管し、タックスナップを使って日々の経費管理を自動化すれば、申告作業の負担とミスを大幅に減らせます。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
領収書を電子データで保存する場合のポイントとは？
改ざんできない形で保存し、検索機能（取引日・金額・取引先）が確保されているかが重要です。タイムスタンプ付与か、訂正削除の履歴を残す仕組みがあれば要件を満たしやすくなります。
出金伝票の作成方法とは？
市販の伝票やExcelで「日付・支払先・金額・用途」を記載し、支払先とのメールやチャット履歴、写真など補足資料を添付して保存します。金額が大きい場合は、口座振込など証跡が残る方法で支払うと証明力が高まります。
確定申告でカンタンと安心を両立した3つの魅力
