電子帳簿保存法が改正され、紙の書類をスキャナ保存や電子データで管理する機会が増えています。その際によく耳にするのが「タイムスタンプ」というキーワードです。一体何のために必要で、どのように発行するものなのでしょうか。この記事では、電子帳簿保存法の基本的な枠組みからタイムスタンプの必要・不要が決まるシーンを丁寧に説明します。インボイス制度との関係や、対応しなかった場合のペナルティも紹介しますので、これから電子保存を検討している事業者の方はぜひご覧ください。
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電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、国税関係書類を紙ではなく電子データで保存する際の要件や手続きを定めた法律です。ペーパーレス化が進む現代で、事業者の事務負担を減らし、効率化を促進する目的があります。大きく分けて3つの保存方式が規定されています。
電子帳簿等保存とは
会計ソフトなどで作成した帳簿や決算書を、紙に印刷せず電子ファイルのまま保存する方法です。データの訂正・削除履歴を残すなど、改ざん防止や検索機能に関する要件が求められます。
スキャナ保存とは
紙で受け取った領収書や請求書などをスキャナやスマホで撮影し、電子データとして保存する方法です。一定の解像度やタイムスタンプ付与など、細かい要件が定められていますが、紙原本を破棄できるメリットがあります。
電子取引データ保存とは
請求書や領収書を電子データでやり取りした場合、そのデータを電子保存する方式です。メールやクラウドサービスで受領するPDFやCSVなどが該当し、改ざん防止や検索機能を備えた形で保管する必要があります。
電子帳簿保存法のタイムスタンプとは
タイムスタンプとは、電子データがいつ作成・変更されたかを証明する電子的な時刻証明のことです。電子データの保存要件として、後から勝手に日付を改ざんされたり、ファイルを置き換えられたりしないようにするための仕組みとして活用されます。事業者はタイムスタンプを付与することで、書類の真正性を税務当局や第三者に証明しやすくなります。
タイムスタンプの仕組みを１から解説
タイムスタンプは、データ自体のハッシュ値と時刻情報を組み合わせて認証局（タイムスタンプサービス）から発行してもらうイメージです。これにより、「このデータは〇月〇日〇時〇分の段階で確かに存在し、変更されていない」という証明が可能になります。
タイムスタンプの発行手順
- データのハッシュ値を作成：データ内容から導かれる固定長の値で、指紋のような役割を持ちます。
- タイムスタンプサービスに送信：ハッシュ値を認証局に送り、時刻情報と合わせてタイムスタンプを発行してもらいます。
- タイムスタンプ付きの電子データとして保管：ファイルにタイムスタンプ情報を紐づけ、改ざんされていないことを保証する仕組みです。
この手順を踏むと、後からファイルを変更したり偽造したりしても、ハッシュ値が合わなくなるため、真正性を担保できます。
タイムスタンプが不要になる場合とは
電子帳簿保存法において、タイムスタンプが絶対に必要かというと、実はそうでもありません。場合によっては要件を満たせば省略が認められています。
スキャナ保存を行う場合
スキャナ保存では、本来、書類を読み取ったタイミングでタイムスタンプを付与することが大きな要件とされていました。ただし、近年の改正で「適正事務処理要件」が廃止されるなどの緩和があり、一定の条件を満たすシステムを利用することで、タイムスタンプなしで保存が可能となるケースもあります。具体的には、訂正や削除の履歴が残る仕組みを整備し、かつ検索機能や改ざん防止措置をしっかり講じている場合など、詳細な要件が設定されています。
タイムスタンプが必要になる場合とは
他方、電子データの保存でタイムスタンプが必須となる場面もあります。見落としてしまうと、後から税務調査で書類の不備を指摘される恐れがあるため要注意です。
電子取引の場合
メールで送付されたPDFの請求書やクラウド上でやり取りする取引データは、電子取引に該当します。このデータを電子保存する場合は、タイムスタンプの付与や検索機能などの要件を満たすことが基本とされています。ただし、紙に印刷して保存するだけでは要件を満たしません。インボイス制度の適格請求書なども電子で受領した場合、電子データのまま保存するならばタイムスタンプが必要です。
その他
スキャナ保存でも改ざん防止策を整えていない場合や、受領した書類の修正履歴を管理できないシステムを使っている場合などは、代わりにタイムスタンプが求められます。事業者ごとにシステムや運用ルールが異なるため、事前に自社のワークフローを精査し、どの保存方式に該当するかを確認すると良いでしょう。
電子帳簿保存法対象の書類とは
電子帳簿保存法の対象になる書類は、大きく分けて下記の3カテゴリーです。基本的には国税関係の帳簿や書類はすべて対象と考えて問題ありません。
国税関係帳簿
仕訳帳や総勘定元帳など、会計ソフトで作成する日々の帳簿類が該当します。青色申告をしている場合の複式簿記もここに含まれ、電子帳簿等保存として保存する際には、改ざん防止や検索要件を満たすことが必須です。
決算関係書類
損益計算書や貸借対照表など、決算時に作成する主要な書類も電子保存が可能です。さらに、棚卸表や固定資産台帳など補足的な書類も、電子化して一元管理することで業務効率が向上します。
取引関係書類、電子取引書類
領収書や請求書、契約書など、事業者が日常的に取り扱う多様な書類が該当します。紙でやり取りする場合でもスキャナ保存の要件に従えば電子保存が可能で、メールやクラウドで受け取る電子取引データは原則として電子のまま保存しなければなりません。
電子帳簿保存法の保存要件とは
電子帳簿保存法では、単に電子化すればよいわけではなく、改ざん防止や検索機能など、いくつかの要件を満たす必要があります。
電子帳簿等保存
会計ソフトなどで作成した帳簿や決算関係書類を電子ファイルで保存する場合は、後から訂正や削除が行われた場合でも履歴を確認できる仕組みが求められます。また、一定の検索機能（取引日や金額、取引先名などで検索できる）が必要です。
スキャナ保存
紙の原本をスキャナやスマホで撮影して電子保存する方法で、タイムスタンプを付与するか、またはシステム側で改ざん防止策をとることが前提とされています。改正で要件が緩和された部分もあるものの、読み取り解像度や業務処理フローの整備など、いまだにクリアすべきポイントは多いです。
電子取引データ保存
メールやクラウド上のやり取りで受け取ったデータを電子保存する場合、日付や金額の範囲指定で検索できる機能などを備え、改ざん防止の仕組みを導入する必要があります。多くの場合、タイムスタンプの付与が基本ですが、システム上の訂正削除履歴が残るなど他の方法で同等以上の要件を満たすなら、タイムスタンプなしでもよいケースがあります。
電子帳簿保存法とインボイス制度に関する書類の対応方法
インボイス制度（適格請求書等保存方式）は、消費税の仕入税額控除を受けるために適格請求書を保存する仕組みです。電子でインボイスを受領した場合は、電子帳簿保存法の要件に合わせて保存する必要があります。具体的には、タイムスタンプの付与や検索機能の確保などが挙げられます。紙でインボイスを受け取りスキャナ保存する場合も同様に電子帳簿保存法に則った対応が必要です。インボイス制度と電子帳簿保存法の要件が重複するケースが多いため、両方に対応できるシステムや運用ルールを早めに整えることが大切です。
電子帳簿保存法に対応しなかった場合のペナルティ
もし電子帳簿保存法の要件を満たさずにデータを保存していたり、本来必要なタイムスタンプを付けていなかったりすると、税務署から書類の不備を指摘される恐れがあります。最悪の場合、保存義務違反として青色申告特別控除が受けられなくなったり、重加算税が課されるケースもあるため注意が必要です。事業規模が大きい企業ほどリスクは高まるため、早めのシステム整備が重要となります。
よくある間違いと注意点
「電子化すれば何でもOK」と思い込み、タイムスタンプを付与せずに保管したり、システムの改ざん防止機能が不十分なまま運用を始めたりする事例が散見されます。事務負担を減らすことは大切ですが、法律で定められた要件を満たしていないと後から申告不備を指摘され、結果として余計な手間とコストがかかってしまう恐れがあります。また、紙と電子が混在している場合は、それぞれの要件を正しく理解して別々に管理しないと混乱の原因になります。
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まとめ
電子帳簿保存法は紙の書類を減らし業務を効率化するために非常に有益ですが、タイムスタンプの付与や改ざん防止、検索機能など、満たさなければならない要件は複雑です。とくに、電子取引データの保存ではタイムスタンプが必要になるケースが多く、スキャナ保存でも代替手段がない場合は必須となります。反対に、改正による要件緩和で、適切なシステムを導入すればタイムスタンプが不要となる場面も増えています。
インボイス制度との兼ね合いも含め、早い段階で自社のフローを見直し、どの場面でタイムスタンプを付与するのか、どの書類を電子保存に移行するのかを整理しておきましょう。対応しなかった場合のペナルティも考慮し、十分な準備を行うことが今後の経営にとって大切です。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
電子データと紙の書類が混在している場合はどうするの？
紙の書類はスキャナ保存の要件を満たせば電子化できますが、すでに電子で受け取った取引データは原則として電子保存が必要です。結果として紙と電子が混在しても問題ありませんが、それぞれの保存方式に応じて要件をクリアした形で保管する必要があります。
領収書やレシートはどう対応するの？
紙の領収書やレシートをスキャナ保存する場合は、タイムスタンプを付与するか、または改ざん防止策が整ったシステムで運用しなければなりません。解像度や読み取り日時の記録なども要件の一つなので、対応ソフトを使うとスムーズです。紙で保存する場合でも従来の方法で保管できますが、インボイス制度への対応を含めて電子化のメリットも大きいので、システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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