「PayPayで支払った仕事用の費用は経費にできるの？」「紙の領収書がない場合はどうすればいい？」と悩んでいませんか。
結論からいうと、事業に必要な支払いであれば、PayPayで決済した費用も経費にできます。ただし、決済履歴だけでは支払い内容を証明できないため、レシートや領収書、購入履歴などを保存しておくことが大切です。
この記事では、PayPay払いを経費にする条件や仕訳方法、確定申告で領収書の代わりになるものまで、個人事業主向けにわかりやすく解説します。
この記事のポイント
- PayPayの支払いも要件を満たせば経費にできる
- PayPayは領収書を発行しないのでアプリの取引履歴を証憑にする
- 領収書は確定申告で提出せず手元に保存しておくもの
- 取引履歴には何を買ったかが残らないのでメモを添える
- 電子で受け取った領収書は電子データのまま保存する
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PayPayで払った経費は確定申告で認められる？
認められます。経費になるかどうかに支払い方法は関係なく、事業のための支出であることを示せるかどうかだけで決まります。
判断されるのは「いつ・どこで・いくら・何を」が分かるか
求められるのは、取引の事実を客観的に示せることです。具体的には日付・支払先・金額・買ったものの4つが分かれば、証憑として成り立ちます。
紙の領収書でなければいけないというルールはありません。現金・クレジットカード・QRコード決済のどれで払っても、評価の基準は同じです。
PayPayが領収書を発行しない理由
PayPayは支払いを仲介しているだけなので、領収書を発行する立場にありません。商品を売ったのは店舗で、代金を受け取ったのも最終的には店舗です。
だから領収書が必要な場合は、PayPayでなく支払った店舗に発行を頒むのが正しい順番です。その場でレシートをもらっておけば、あとで履歴を探す手間がなくなります。
領収書の代わりに使えるもの一覧
最も確実なのは店舗が発行したレシートで、次がPayPayアプリの取引履歴です。
| 証の種類 | 使えるか | 注意点 |
|---|---|---|
| 店舗が発行したレシート・領収書 | ◎ | 品目まで残るのでこれが最優先 |
| PayPayアプリの取引履歴（支払い詳細） | ○ | 何を買ったかが残らないのでメモを添える |
| 取引履歴のスクリーンショット | △ | 日付・金額・店名が切れていないか確認する |
| PayPay請求書払いの履歴 | ○ | 納付書や請求書ともセットで保存する |
| 銀行口座の入出金明細 | △ | チャージの記録だけで何に使ったか分からない |
| メモだけ（出金伝票） | △ | 他に証憑がないときの最後の手段とする |
取引履歴に品目は残らない
PayPayの取引履歴に記録されるのは日付・店名・金額だけで、何を買ったかは残りません。ここが実務で一番困る部分です。
例えばコンビニでの3,200円の支払いが、会議用の飲み物なのか、文房具なのか、自分の昼食なのかが履歴だけでは判別できません。調査で問われるのはまさにこの部分なので、使った目的を一行メモで残しておくと安心です。
店舗でレシートをもらえる場面なら、そちらを受け取っておくのが一番手っ取り早い方法です。
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領収書は提出するものでなく保存するもの
確定申告で領収書やレシートを提出することはありません。オンラインでも郵送でも窓口でも、証憑は添付せずに手元に保管します。
提出するのは申告書と決算書だけで、領収書は税務調査で求められたときに示せるようにしておくためのものです。PDFにして申告データに添付したり、印刷して同封したりする必要はありません。
保存期間は青色申告で7年・白色申告で5年
領収書・レシートの保存期間は、青色申告なら原則7年、白色申告なら5年です。申告が終わったら捨ててよいものではありません。
起算日は申告期限の翌日なので、実質的には購入から8年近く保管することになります。
電子で受け取ったものは電子データのまま保存する
メールやウェブで受け取った領収書・PayPayの取引履歴などの電子取引データは、令和6年1月から電子データのまま保存するのが原則になりました。印刷して紙で保管するだけでは要件を満たしません。
満たす必要があるのは次の3点です。
- 改ざん防止のための措置をとる（事務処理規程の備え付けなど）
- 日付・金額・取引先で検索できるようにしておく
- ディスプレイやプリンタを備え付ける
この要件に対応できない事情がある場合には猜予措置があります。所轄税務署長が相当の理由があると認める場合は、改ざん防止や検索の要件を満たさなくても、データを保存しておくだけで認められます（事前の申請は不要）。ただし調査の際にデータをダウンロードでもプリントアウトでも提示できる体制は必要です（参考：国税庁 電子帳簿等保存制度特設サイト）。
データをまったく保存していない場合は猜予措置の対象にならないので、取引履歴の保存自体は省けません。
PayPayを使ったときの仕訳
事業用の資金でチャージしたか、プライベートのお金で払ったかで仕訳が変わります。
| 場面 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|
| 事業用口座から10,000円チャージした | 前払金 10,000 | 普通預金 10,000 |
| その演高3,000円の消耗品を買った | 消耗品費 3,000 | 前払金 3,000 |
| プライベートのPayPayで3,000円の経費を払った | 消耗品費 3,000 | 事業主借 3,000 |
取引が少ないなら、チャージを記録せずに支払いのたびに事業主借で処理する方法もあります。大切なのは、途中で方法を変えずに同じやり方を続けることです。
プライベートと事業の支払いが同じPayPayに混ざっている場合は、事業分だけを拾って事業主借で処理するのが一番シンプルです。
スマホで確定申告するなら「タックスナップ」
取引履歴に品目まで残らない場合、後から内容を確認する手間が発生します。そのため、レシートを受け取ったタイミングで処理しておくのが最も確実です。撮影した時点で日付・金額・店舗名などがデータ化されていれば、確定申告前にまとめて整理する必要もありません。
タックスナップなら、レシート読み取りの枚数制限がなく、撮影するだけで日付や金額などの情報を自動入力できます。さらに、取引内容に応じて勘定科目も自動判定されるため、経費処理の手間を大きく減らせます。
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「個人事業主・スマホ完結」に特化した確定申告アプリ
タックスナップは、日々の経費処理から確定申告書の作成・提出まで、個人事業主・フリーランスに必要な会計機能がすべてスマホで完結できるアプリです。
今までの会計ソフトは「パソコン操作」や「機能の多さ」を前提としたサービスが多かった一方で、タックスナップは「個人事業主・スマホ完結」に特化し、会計知識が全くない方でも、スキマ時間だけで確定申告が終わるように設計しています。
「初めての確定申告でも迷わずに提出できた」 「他の会計ソフトから乗り換えて、圧倒的にラクになった」 といった嬉しいレビューもいただいています。
App Store確定申告アプリランキング1位を獲得
ここ数年で、タックスナップの利用者は急拡大中。
2026年の確定申告期間（2026年2月16日〜3月16日）では、大手会計ソフトのアプリも含む確定申告アプリの中で、全期間にわたってApp Storeランキング1位を獲得しました。
（参照：Sensor TowerのApp Storeランキングデータ）
他会計ソフトの約4倍の経費処理スピード
意外に時間を取られてしまうのが、日々の経費処理です。 「気づいたら何十件も経費が溜まっていた」という時でも、タックスナップならあっという間に登録が完了します。
外部機関による比較調査では、タックスナップを使うと10分間で平均518件の経費を処理できることがわかっています。 他会計ソフトと比べて約4倍、手書きの約18倍、Excelの約40倍のスピードです。
出典：株式会社タックスナップ 「【比較調査】確定申告アプリ「タックスナップ」、同時間での経費処理件数が他会計ソフトと比較して約4倍を記録。」 （実査運営機関：株式会社アスマーク）
速さの秘訣は丸投げ仕分け
タックスナップの経費処理の速さの最大の理由は、「丸投げ仕分け」機能です。
銀行やカードの取引データが自動で反映されるだけでなく、それぞれの取引が経費かプライベートか、どの勘定科目が適しているのかをアプリが高精度で自動判定してくれます。
「丸投げ仕分け」機能を使えば1,000件の仕分けも最短3秒で完了するので、経費処理が驚くほど楽になります。
税理士監修の機能で、はじめての確定申告でも安心
「本当にこの内容で提出して大丈夫？」という不安を解消するために、税理士監修の「税務調査リスクチェック機能」があります。
あなたのデータをもとに、同じ職種の人の傾向と比べながら、税務調査が入りやすいかをアプリが診断します。
修正するべき内容も表示されるので、事前に修正し、安心して提出できます。
タックスナップは、確定申告をできるだけ簡単に、かつ安心して提出できるようにサポートするアプリです。 無料トライアルも行っているので、まずはその快適さを体験してみてください。
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まとめ
PayPayで払った経費も申告できます。PayPayは領収書を発行しないので、アプリの取引履歴を証憑にします。
とはいえ、取引履歴には何を買ったかが残りません。店舗でレシートをもらえる場面ならそちらを優先し、もらえないときは目的をメモで残すのが安全です。
もう一つ覚えておきたいのは、領収書は確定申告で提出せず、手元に保存しておくものだということです。電子で受け取ったものは電子データのまま、青色申告なら7年保存します。
よくある質問
Q. PayPayの明細書は領収書の代わりになりますか？
なります。日付・店名・金額が分かる取引履歴は証憑として使えます。ただし購入したものの内容は残らないので、何に使ったかのメモを添えてください。
Q. 確定申告でPayPayの領収書を提出する必要はありますか？
ありません。領収書やレシートは提出するものではなく、求められたときに示せるよう保存しておくものです。
Q. PayPayのポイントで払った分は経費にできますか？
ポイントで値引きされた分は実際に支出していないので、その部分は経費になりません。実際に払った金額だけを計上します。
Q. PayPayの取引履歴はいつまでさかのぼれますか？
アプリで参照できる期間には限りがあるため、古い分をあとから取り戻せないことがあります。保存期間は青色申告で7年なので、その都度ダウンロードして保存してください。
Q. PayPayで国税や地方税を払った場合は経費にできますか？
事業用資産にかかる固定資産税や個人事業税なら、租税公課として経費にできます。所得税と住民税は経費になりません。請求書払いの履歴と納付書をセットで保存しましょう。
Q. レシートも履歴もない支出はどうしたらいいですか？
日付・金額・支払先・目的を記録した出金伝票を作ります。ただし自分で作ったメモだけでは証拠力が弱いので、使えるのは他に証憑がない場合に限ってください。
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