個人事業主向けに確定申告において経費に計上できるもの、できないものを解説！

2025年5月15日

個人事業主として活動していると、毎年やってくる確定申告。売上だけでなく、経費をきちんと把握しておくことで、所得を正しく計算し、税負担を軽減することが可能です。しかし、経費として認められる範囲があいまいで、「これは入れていいの？」「私用のものも一部なら大丈夫？」と悩む方も多いはず。
この記事では、経費として計上できるもの・できないものを具体的に解説し、家事按分の考え方や書類の保管方法など、確定申告に必要なポイントを丁寧にお伝えします。これから申告準備を始める方も、ぜひ参考にしてください。

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そもそも経費に計上するってどういうこと？

個人事業主の経費の考え方

経費とは、事業を行うために必要な支出のうち、税務上「必要経費」として認められるものを指します。売上から経費を差し引いた「所得」に対して税金がかかるため、正しく経費を計上することで税負担を減らすことができるのです。
ただし、どんな支出でも経費にできるわけではありません。仕事との関連性が明確で、証拠書類が残っていることが必要です。

個人事業主が経費として計上できるもの

仕事に必要な支出であれば、基本的に経費として認められます。たとえば、以下のようなものが代表的です。

事務所や作業スペースの家賃
光熱費、通信費（Wi-Fi、電話など）
文房具や消耗品（インク、紙など）
仕事用のパソコンやタブレット、ソフトウェア
交通費（営業や打ち合わせなど事業に関係する移動）
交際費（取引先との打ち合わせ等にかかる飲食代）
広告費（チラシ、SNS広告、名刺など）

特にフリーランスや自営業者の場合、プライベートと仕事の支出が混在しやすいため、どこまでが仕事用かを明確にしておくことが大切です。

個人事業主が経費を計上する際に気を付けるべきこと

領収書やレシートを必ず保管しておく
事業との関連性を説明できるようにしておく
プライベートとの併用がある場合は、家事按分を行う
日付、金額、内容が記載された証憑をベースに帳簿をつける

個人事業主が経費として計上できないもの

一方で、明らかに事業とは無関係な支出や、プライベート色が強い出費は経費にできません。

原則私的なものは計上できない

たとえば、以下のようなものは経費として認められません。

家族との外食費（仕事と無関係な交際費）
趣味のための道具や書籍
プライベートな旅行費用
自宅家賃の全額（家事按分をしていない場合）
洋服や化粧品（職種によって一部認められるケースもあるが限定的）

「仕事に関係している」と主張しても、明確な根拠や用途がなければ認められません。“事業のための支出かどうか”を客観的に説明できることが重要です。

経費を計上するときに必要な書類とは

経費を正しく計上するためには、支出の証拠となる書類をきちんと残しておく必要があります。提出は不要ですが、税務調査の際に求められることがあるため、7年間の保管義務があります。

領収書

紙の領収書は日付・金額・支払先・内容が明記されているものが必要です。できれば「何のための支出か」をメモしておくと後で安心です。

電子データ

オンラインでの決済（Amazon、楽天、各種アプリなど）の場合、PDFの請求書やスクリーンショットを保存しておきましょう。クラウドストレージや会計ソフトと連携するのもおすすめです。

その他

交通費 → Suica履歴や乗車券
会議費 → 店舗のレシート（誰と、何の目的で）
スマホ代 → 利用明細、契約書など

家事按分は必要なの？

そもそも家事按分とは？

事業と私生活の両方で使用する支出（たとえば自宅家賃、スマホ代、光熱費など）は、事業で使った割合だけを経費にする必要があります。これを「家事按分」と呼びます。
たとえば、自宅の一部（6畳の部屋）を仕事部屋として使っている場合、その部屋の面積割合をもとに家賃や電気代を按分し、経費計上します。スマホも同様で、通話履歴や使用時間などを元に仕事利用分を推定します。

根拠が曖昧な場合は、税務署から否認されることがあるため、合理的な算出方法と記録を残しておくことが大切です。

よくある間違いと注意点

個人事業主が確定申告でよくしてしまう間違いのひとつに、「レシートや領収書を捨ててしまう」ケースがあります。経費として計上するには支出の証拠が必要で、書類が残っていないと認められない可能性があるため、日付・金額・内容が明記されたレシートや領収書は必ず保管しておくことが大切です。後から確認しやすいように、紙で保管するだけでなくスマホで写真を撮っておくと安心です。

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まとめ

個人事業主が経費として計上できる支出は、「事業に必要かどうか」で判断されます。事業用の家賃や光熱費、交通費、消耗品などは正しく経費にできますが、プライベートな支出は含められません。曖昧な支出は家事按分によって合理的に処理し、証拠書類を7年間保管しておくことが大切です。

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