「領収書がないと経費にできない」と思い込んでいませんか？実は、必ずしも領収書がなければ経費にならないわけではありません。小規模な現金支出や電子決済で領収書が発行されないケースなど、さまざまな場面で領収書を入手できないことは珍しくありません。本記事では、出金伝票を使った方法や電子決済の場合の処理方法を解説し、領収書がなくても正しく経費計上するためのヒントをお伝えします。
タックスナップは、フリーランスや個人事業主に特化したクラウド型会計ソフトで、”カンタン”・”安心”に特化したスマホだけで経理から確定申告まで完結できるアプリです。特徴的なスワイプ仕分けは、従来と比較し手間を1/10以下に削減することができ、丸投げ仕分けは1,000件を10秒程度で仕分けする画期的な機能です。また安心を担保するために、税理士監修の税務調査リスクチェック機能も搭載。さらに、他の会計ソフトからのデータ移行もスムーズに行え、経理業務を効率的にサポートします。
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そもそも経費とは？
経費とは、事業を行う上で生じる必要不可欠な支出のことを指します。売上を生み出すために支払った費用が「経費」にあたり、これを会計上・税務上で正確に記録し、適切に処理することで節税効果を得ることができます。
経費と費用の違いは？
会計上、費用は広義の概念であり、税務で経費として認められるかどうかは、その費用が事業に関連しているかどうかによって左右されます。私的な支出や不明朗な支出を経費として計上すると、税務上問題となるため注意が必要です。
領収書がなくても経費計上はできる！
「領収書がないと経費にできない」というのはよく聞くフレーズですが、必ずしも領収書がなければ経費計上できないわけではありません。たとえば、小口現金などで少額の支出をした際に領収書をもらい損ねた場合など、他の証拠書類を揃えることで経費として認められる可能性があります。
出金伝票を起票
小額の立替払や、領収書を受け取り忘れた場合には、「出金伝票」を作成し、事業との関連性や支払い内容を記載する方法があります。これにより、取引の実態を示す記録を残し、税務調査時にも説明しやすくなります。
電子決済の場合
クレジットカードやQR決済など、電子データで取引履歴が残る場合は、その決済履歴や明細を印刷するか電子的に保存する方法で証拠書類とすることが可能です。領収書が発行されなかったとしても、決済の内容や金額を第三者が確認できる形にすれば、経費計上への道が開けます。
出金伝票とは？
出金伝票は、現金が出入りする取引を記録するための伝票の一種です。領収書が発行されない状況で、支出があったことを証明するために用いられます。小口現金の管理などにおいても活用される重要な書類です。
出金伝票の書き方
出金伝票には、支払い日や支払先、支払額、支払いの目的などを明記します。書式は会社や個人事業主によって異なりますが、共通して必要となる事項を以下に挙げます。
支払いをした日付
何年何月何日に支払いを行ったかを正確に記入します。日付の間違いがあると、後の仕分けや証拠としての効力が薄れるため注意が必要です。
支払いをした相手の名称
取引先や購入先の名称を正しく記載し、どの支払いに関するものかを明確に示します。
支払った金額
合計の支払金額を正確に記入します。消費税なども分けて管理すると、後の仕訳が楽になります。
支払いの目的や品物・サービスの内容
何を買ったのか、どういったサービスを受けたのかなど、具体的に記入しましょう。税務調査で経費としての正当性を説明しやすくなります。
出金伝票の保存方法
他の会計書類同様、税法上の保存期間（通常7年間）を守って保管します。電子帳簿保存法を利用する場合は、要件を満たした形での電子保存を行っても構いません。
電子決済などで支払った場合
クレジットカードやスマホ決済など、電子的に取引が行われた際は、利用明細や決済履歴が領収書の代わりとして機能します。これらの履歴を印刷または電子保存して、取引の内容・金額を確認できる形を整えましょう。取引内容が不明瞭な場合や履歴が削除されてしまうと、経費計上が難しくなるため、定期的なバックアップや印刷を推奨します。
領収書がない場合に取るべき行動
領収書の再発行をできる可能性は低い
一般的には、一度発行された領収書を再発行してもらうことは困難です。発行側の規定次第で対応してくれる場合もありますが、基本的には領収書は再発行されないものと考えておいた方がいいでしょう。
領収書の再発行ができない場合の対処法
領収書を失くしてしまったり、そもそも発行されない場合は、出金伝票を作成し、支払い内容を詳しく記載しておきます。また、電子決済なら明細を保存する、取引先から支払いを確認できる書類をもらうなど、代替資料を整備することで経費処理の裏付けとします。
よくある間違いと注意点
領収書の紛失や「領収書なし＝経費できない」との誤解
先述の通り、出金伝票や決済履歴で代替できる場合がありますが、何も証拠がないと経費計上が認められない恐れがあります。
プライベートな支出との混同
私的な支出を経費に混ぜてしまうと、税務調査で問題視され、追徴課税を受ける可能性があります。
大きな金額の支出を仕訳ミス
特に減価償却が必要な資産と一括処理の混同など、金額が大きい場合は要注意です。
確定申告を簡単にするには
タックスナップは、フリーランスや個人事業主のために開発された画期的なクラウド型会計ソフトです。スマートフォンだけで経理や確定申告をスムーズに完結させることができ、ユーザーの利便性と安心を両立した設計が特長です。
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丸投げ仕分け & スワイプ機能
タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。
税理士監修の税務調査リスクチェック
確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
スマホで提出まで完結
経理業務の全てがスマホで完結します。確定申告の書類作成から提出まで、スマホでの操作で簡単に進められ、時間と手間を大幅に削減します。
レシート読み取り機能で経費管理が簡単
レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
領収書がない場合でも、出金伝票の作成や電子決済の履歴などを活用すれば、経費として計上する可能性が残されています。ただし、根拠書類をまったく用意できないと、税務調査で否認されるリスクが高まるので要注意です。クラウド会計ソフトやスマホアプリを活用して仕分けを効率化し、領収書や伝票がない取引でも適切な処理を行いましょう。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
領収書を発行されない場合はどうする？
出金伝票や電子決済の明細を保存して、支出の事実を証明できる形を整えます。相手先と交渉して支払いの記録をもらうなど、可能な手段を使って証拠書類を確保しましょう。
経費の計上において誤りを見つけた場合
速やかに修正仕訳を行い、必要に応じて修正申告の検討を行います。放置すると、税務調査時に指摘を受け、ペナルティ（延滞税や加算税）が発生する可能性がありますので注意が必要です。
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