「帳簿をきちんとつけたいけれど、代わりになる書類を使っても大丈夫？」そんな疑問を持つ方も多いのではないでしょうか。実は、適切な手続きや要件を満たすことで、帳簿の代用と認められる書類も存在します。本記事では、帳簿代用書類の基本知識から、帳簿の種類と役割、そして経理業務にまつわるよくある間違いや注意点をまとめました。正しい知識を身につけて、確定申告や税務調査に備えましょう。
タックスナップは、フリーランスや個人事業主に特化したクラウド型会計ソフトで、”カンタン”・”安心”に特化したスマホだけで経理から確定申告まで完結できるアプリです。特徴的なスワイプ仕分けは、従来と比較し手間を1/10以下に削減することができ、丸投げ仕分けは1,000件を10秒程度で仕分けする画期的な機能です。また安心を担保するために、税理士監修の税務調査リスクチェック機能も搭載。さらに、他の会計ソフトからのデータ移行もスムーズに行え、経理業務を効率的にサポートします。
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そもそも帳簿とは？
帳簿とは、事業で発生するお金の出入りや取引を組織的に記録するための台帳です。売上や仕入、経費などを整理し、事業の利益や損失を明確化する重要なツールとなります。正しい帳簿づけは、経営状態を把握するだけでなく、税務申告の基礎資料ともなるため、個人事業主や法人にとって欠かせません。
お金の出入りを記録するための台帳 事業経営に欠かせないツール
帳簿を整備することで、キャッシュフロー管理や年度末の決算作業がスムーズになり、税務調査時にも取引の正当性を説明しやすくなります。逆に、帳簿づけを怠ると経営方針が見えにくくなり、トラブルのリスクも高まります。
帳簿代用書類とは？
帳簿代用書類とは、取引に関して、相手方から受け取った注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写しのうち取引日、取引内容、支払先、金額、勘定科目などの記載事項の全部または一部の帳簿への記載に代えて当該記載事項が記載されている書類を整理し、その整理されたものを保存している場合における当該書類をいう。
- 代用書類を使うメリット
手書き帳簿や仕訳帳をまるごと作らなくても、取引の正確な履歴を電子的に管理できるため、作業負担を減らせる場合があります。 - 注意点
法令（電子帳簿保存法など）に沿った要件を満たさないと、単なる参考資料とみなされ正式な帳簿としては認められない可能性も。代用書類を活用する際は、要件を事前に確認しましょう。
帳簿の種類～主要簿と補助簿の違い
帳簿は大きく分けると、仕訳帳や総勘定元帳などの「主要簿」と、現金出納帳や売掛帳などの「補助簿」に区分されます。
仕訳帳や総勘定元帳を中心に 現金出納帳や売掛帳など補助簿で補う
仕訳帳（主要簿）：すべての取引を時系列に記録する台帳。最初に取引が記載される原始帳簿ともいわれる。
総勘定元帳（主要簿）：仕訳帳の記録を勘定科目ごとに集計・整理した台帳。貸借対照表や損益計算書を作成する基礎となる。
補助簿：現金出納帳、売掛帳、買掛帳など、特定の項目や勘定科目を詳細に管理するための帳簿。主要簿だけでは把握しにくい部分を補完する。
よくある間違いと注意点
主要簿を作らず、補助簿や代用書類だけで済ませる
仕訳帳や総勘定元帳などの主要簿を作らないと、決算書を正しく作成できなかったり、税務調査で指摘される可能性が高まります。
法令に合致しない代用書類を使っている
代用書類が正式に認められるには、電子帳簿保存法などの要件をクリアしなければなりません。勝手に通帳明細などを保管して「これが帳簿です」と主張しても、要件を満たしていなければ認められない場合があります。
帳簿づけを怠ってトラブル発生
帳簿そのものを用意せずに取引が不明瞭になると、利益計算ができず、税務調査や金融機関からの信用低下にもつながるおそれがあります。
確定申告を簡単にするには
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丸投げ仕分け & スワイプ機能
タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。
税理士監修の税務調査リスクチェック
確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
スマホで提出まで完結
経理業務の全てがスマホで完結します。確定申告の書類作成から提出まで、スマホでの操作で簡単に進められ、時間と手間を大幅に削減します。
レシート読み取り機能で経費管理が簡単
レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
帳簿代用書類は、法律で定められた手続きをクリアすれば正式な帳簿の代用として認められる可能性がありますが、条件を満たさないと、ただの参考資料としてしか扱われないリスクがあります。帳簿は仕訳帳や総勘定元帳など主要簿の整備が基本で、補助簿や代用書類はそれを補完する存在と考えるのが原則です。
主要簿（仕訳帳・総勘定元帳）：すべての取引を把握する中心的な帳簿
補助簿（現金出納帳・売掛帳など）：特定項目を詳細に管理
代用書類（通帳明細や電子データなど）：要件を満たせば帳簿の一部または全部を置き換え可能
正しい帳簿づけを行い、税務調査や決算に備えておくことで、企業や個人事業主の経営・会計上のリスクを大きく低減できます。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
個人事業主が青色申告を選ぶと必ず複式簿記じゃないといけない？
青色申告には、「65万円控除を受けるなら複式簿記」「10万円控除なら簡易簿記」といった区分があります。65万円控除を狙う場合は、基本的に複式簿記による記帳が必須です。会計ソフトを利用すれば複式簿記の負担を大幅に軽減できるため、青色申告を検討する際はソフト活用も視野に入れるとよいでしょう。
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