事業を営むうえで「費用」と「経費」という言葉を耳にする人は多いでしょう。混同してしまうと会計や税務に混乱が生じやすいです。この記事では、それぞれの意味や範囲を整理し、経営や確定申告で役立てられる情報をお届けします。
タックスナップは、フリーランスや個人事業主に特化したクラウド型会計ソフトで、”カンタン”・”安心”に特化したスマホだけで経理から確定申告まで完結できるアプリです。特徴的なスワイプ仕分けは、従来と比較し手間を1/10以下に削減することができ、丸投げ仕分けは1,000件を10秒程度で仕分けする画期的な機能です。また安心を担保するために、税理士監修の税務調査リスクチェック機能も搭載。さらに、他の会計ソフトからのデータ移行もスムーズに行え、経理業務を効率的にサポートします。
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経費と費用の根本的な違いを知ろう
経費とは？
経費とは、売上を得るために直接かかった支出のうち、事業用として認められるものを指します。会計上では費用の一部と捉えられますが、税務上では「法人税や所得税の計算で課税所得を減らす作用を持つ支出」と考えられています。
費用とは？
費用は、企業が活動する中で発生するあらゆる支出を表す言葉です。したがって、全ての費用が即「経費」になるわけではありません。事業に必須かどうか、プライベートとの区分などを見極める必要があります。
経費になる支出とならない支出の判断ポイント
事業に必須であるかどうか
- 仕事に直接関連する支出であれば、経費として認められることが多いです。たとえば、顧客への接待費用、営業で使う広告費などは該当します。一方、プライベート要素が強い場合は経費になりません。
法人税・所得税の対象外となる支出
- 法人税や所得税の計算上、損金や必要経費に含められない支出もあります。たとえば、法人税や住民税などの税金、プライベート用途の保険料などです。
領収書や明細の保管
- 経費として認められるためには根拠資料が必須となります。領収書、レシート、クレジットカード明細などを整理して保存しておけば、正しく仕訳を行いやすくなります。
具体例で見る「費用」と「経費」の違い
通常の経費の例
- 仕入れ：商品や材料の購入費
- 人件費：従業員の給与や社会保険料負担分
- 消耗品費：文房具などの小物類
- 接待交際費：取引先との会食、贈答品代
- 交通費：業務での移動
経費にできない費用の例
- 個人的な買い物：家族の食事や娯楽
- プライベート旅行：仕事と関連性がない
- 重加算税や罰金：本来、ペナルティは経費に含めにくい
勘定科目から考える
会計上は「費用」のグループに所属する勘定科目が色々あり、そのうち事業関連分を「経費」と称します。たとえば、福利厚生費・研修費・宣伝費など勘定科目は多数存在しますが、実質的にどこまでを事業のためと認められるかがキーとなります。
経費計上でよくあるトラブルと対処法
1. プライベートとの区分が曖昧
事業と私用の支出が混在すると、税務調査で否認されるリスクが高まります。「家事按分」を用いて必要な部分だけを経費として計上するようにしましょう。
2. 領収書を紛失してしまう
領収書が無いと経費処理の根拠を示せず、会計や税務上のトラブルにつながります。代替措置として再発行やメモ書きでの対応をしっかり行いましょう。
3. 不正な二重計上
同じ支出を繰り返し仕訳に入れてしまうと、後で整合性が合わなくなります。会計ソフトを使うなどしてダブりのチェックをすることが大切です。
4. 時間的要件の誤り
期末の支出であっても翌期の費用と混同しないよう、発生日を意識しましょう。決算期をまたいだ場合には、確定申告での処理時期に注意が必要です。
経費と費用を正しく使い分けるコツ
1. 事業関連性を明確にする
- 日々の支出を「なぜ仕事に必要だったのか」という視点で振り返りましょう。具体的に説明できるかが重要です。
2. 勘定科目を統一しておく
- 経理上の科目をブレさせず、一定のルールで管理することで混乱を防げます。会計ソフトの初期設定を見直すのも一案です。
3. 証拠書類の整理を徹底する
- 領収書や契約書、納品書などをまとめておくと、後で確認が楽になります。電子帳簿保存法にも注意して、正しく保管しましょう。
4. プライベート分の家事按分を活用
- 個人事業主が自宅を事務所にしている場合などは、光熱費などを家事按分することで適切に経費と私用分を分けられます。
5. 迷ったら税理士や専門家に相談
- グレーゾーンや金額が大きいときは、自己判断で進めるとリスクが高まります。専門知識を持つ税理士などに相談すると安心です。
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スマホ対応のe-Taxアプリを利用すれば、土日に自宅で申告書を作成・提出できます。紙の申告書を用意する手間が省け、時間を大幅に節約できます。
レシート読み取り機能を活用
会計ソフトを使えば、領収書やレシートを撮影して経費を自動記録できます。土日の短い時間でも効率的にデータを整理し、確定申告に備えることが可能です。
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タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。
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確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
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レシート読み取り機能で経費管理が簡単
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タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
「費用」は会計上の概念として広く使われ、一方「経費」は事業に用いた費用に限られ、税務上の扱いにも影響があります。実質的に会社や事業運営に必要な支出であると説明できれば「経費」となり、そうでなければ経費計上を認められません。適切な区分けと管理を行い、正しく手続きを済ませましょう。
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よくある質問
Q1. 「経費」と「費用」は同じように使っても問題ありませんか？
日常会話では混同されやすいですが、会計や税務では意味合いが微妙に異なります。費用のうち事業使用分のみが「経費」とされるケースが多いです。
Q2. 会計ソフトで「費用」科目と表記されるけど、すべて経費にできる？
科目としては費用に分類されるものが多いですが、プライベート分が混ざるなど事業関連性が不明瞭な場合は経費とは認められません。仕訳段階で内容をしっかり精査してください。
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