経費を正しく記入する方法を押さえてスムーズに確定申告を行おう

経費の書き方とは何か

経費とは事業に関連する支出

経費とは、事業の売上を得るために直接または間接的に必要な支出を指しています。プライベートな支出を混ぜないように注意することが大切です。もし個人事業主が自宅兼事務所を利用している場合には、家事按分などを行い、事業用部分と私的部分をしっかり区分して経費を記入します。経費帳や仕訳帳では、購入内容や金額、日付、支払い方法などを正確に記入し、裏付けとなる領収書やレシートを保管しておきましょう。

経費帳とは

経費帳とは、毎日の経費を項目別に整理して書き込むための補助的な帳簿です。青色申告や白色申告の際に必要な帳簿の一部として利用するケースが多いです。たとえば移動の交通費や交際費、消耗品費などをまとめて管理することで、月末に金額を集計しやすくなります。経費をつけるために複数の帳簿を用意する方法もありますが、各事業内容に応じて記帳負担を軽減するやり方を見つけるのがポイントです。

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経費帳へ書き込む際のポイント

項目を分類して整理する

経費を記録するときは、勘定科目を使って区分するのが基本です。例えば旅費交通費、通信費、消耗品費、接待交際費などが代表的ですが、このほかにも業種ごとに必要となる科目が変わってきます。分類が曖昧だと後で集計に苦労します。どの出費がどの科目に該当するかを一度整理しておくとスムーズになります。

支出を日付順に入力して合計をとる

経費帳では、支出が発生した日ごとに取りまとめて記入します。領収書やレシートを日付順に並べ、合計金額が合うかをチェックしましょう。月ごとに小計と累計を計算しておくと、経費が過剰になっていないかや、月別にどれだけ使っているかを把握しやすくなります。こうすることで、支出の傾向を分析しやすいのがメリットです。

確定申告期を念頭に保管する

決算や確定申告のタイミングになって慌てないように、経費帳を書いたら領収書類はすぐにファイリングして保管しましょう。領収書の品目や金額が帳簿の記入内容と一致しているかを常に確認するのが大事です。記帳後に記録漏れやミスを見つけたら、修正の時点や理由をわかりやすくメモしておくと、後々になって混乱を招かずに済みます。

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経費を書くときに使う帳簿の種類

仕訳帳にまとめて記帳する方法

経理業務で最初に作成されるのが仕訳帳です。取引があるたびに、勘定科目と金額、摘要をセットで記入します。仕訳帳に経費を記入した後、総勘定元帳など他の主要簿に転記していく流れが一般的です。取引を最初に把握する段階であるため、経費を記入する際には領収書やレシートを参照して正しく仕訳しなければなりません。

補助的に経費帳を活用する

仕訳帳があっても、経費に関する明細を一括管理できる帳簿として経費帳を設けると便利です。勘定科目ごとにページを割り振る、または月別にまとめるなど、自分で使いやすいフォームを作るのもひとつの方法です。青色申告の備付帳簿としての要件を満たすなら、正式に確定申告で使用することも可能です。

エクセルや会計ソフトの併用

最近はエクセルや会計ソフトでまとめて管理する人が増えています。無料テンプレートをダウンロードして活用する方法もあります。データ入力の手間は減りませんが、集計やグラフ化などを自動化できるのがエクセルのメリットです。一方、会計ソフトなら銀行やクレジットカードとの連携で自動仕訳を行い、経費管理にかかる時間を大幅に短縮できます。

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経費を記入する際の注意点

私用と混在する費用は家事按分が必要

業務と私的利用が混ざった支出を経費化するなら、家事按分が不可欠です。自宅兼事務所の家賃や光熱費、通信費などが代表例です。業務で使う割合を合理的に算出して、経費帳に書く時点でその分だけ計上しましょう。按分率の根拠があいまいだと、税務調査で指摘を受けるリスクが高くなります。

勘定科目を変えすぎない

途中で勘定科目を頻繁に変更すると、決算や他人が帳簿を閲覧した際に混乱が生じやすいです。最初に決めたルールを年度内はできるだけ変えないようにしましょう。どうしても新しい科目が必要になった場合には、導入のタイミングでしっかり帳簿上の説明を記載しておくと混乱を回避できます。

領収書とメモをセットで管理

領収書には詳細が書かれず「お品代」のような記載になることもあります。その場合は、裏面や別途メモで“なぜ買ったのか”“どの事業に使うか”などを残しておけば、後から思い出しやすいです。税務署が確認する際にも、用途が不明だと指摘されるリスクが減ります。

現金、カード、振込など支払い形態を区別

経費の支払い形態が複数あると、記帳も複雑になりがちです。仕訳の借方・貸方が異なるので、手順や勘定科目を区別する必要があります。銀行やカード明細の連携が簡単になる会計ソフトを導入すれば、経費帳への記入も楽になるためぜひ検討してみてください。

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会計ソフトを使えば、領収書やレシートを撮影して経費を自動記録できます。土日の短い時間でも効率的にデータを整理し、確定申告に備えることが可能です。

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まとめ

経費を正しく書くためには、帳簿の付け方や勘定科目の使い分けが欠かせません。特に経費帳を活用して支出の状況を把握し、領収書やレシートをきちんと保管することが重要です。経費を誤って仕訳すると税務リスクが高まる恐れがありますが、正しい管理を行えば節税にもつながります。迷ったときは家事按分や勘定科目のルールなどを再確認し、さらに専門家へ相談すると安心です。

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よくある質問

Q1. レシートがない場合は経費にできないの？

原則的に領収書やレシートなどが必要ですが、どうしても手元にない場合は出金伝票などで対応する方法もあります。ただし税務調査時には立証が難しくなるため注意が必要です。レシートなしの支出が多発すると怪しまれやすいため、できるだけ領収書類を受け取る習慣をつけましょう。

Q2. 家族に払った給料は経費にできる？

家族への給与でも事前に「青色事業専従者給与」として届出を行い、業務実態があり、給与額が適正であるなど要件を満たせば経費計上は可能です。ただし書類や業務内容、就労日数などをきちんと管理する必要があります。何も準備せずに支払っているだけだと経費にはならないので注意してください。