経費精算時に請求書を使う場面や注意点をまとめました。領収書がない場合や銀行振込のケースなどをわかりやすく解説。正しく処理してトラブルを防ぎましょう。
企業や個人事業主にとって、経費の精算は欠かせません。領収書が定番ですが、請求書を使う場面も出てくるでしょう。そこで、請求書での経費精算が認められるケースや注意点を確認し、スムーズな処理を目指しましょう。
タックスナップは、フリーランスや個人事業主に特化したクラウド型会計ソフトで、”カンタン”・”安心”に特化したスマホだけで経理から確定申告まで完結できるアプリです。特徴的なスワイプ仕分けは、従来と比較し手間を1/10以下に削減することができ、丸投げ仕分けは1,000件を10秒程度で仕分けする画期的な機能です。また安心を担保するために、税理士監修の税務調査リスクチェック機能も搭載。さらに、他の会計ソフトからのデータ移行もスムーズに行え、経理業務を効率的にサポートします。
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経費精算と請求書の基礎
請求書と領収書の違い
領収書は「支払いが済んだ証拠」ですが、請求書は「支払いの要求」を示す文書。支払い方法によっては、請求書でも経費計上できる場合があります。
経費として認められるための条件
仕事に必要な支出であることが第一です。さらに、支払先や日付などが明確で、領収書に準ずる内容が確認できれば請求書でもOKとなることがあります。
請求書を経費に使える場面
銀行振込やクレジットカード払いの場合
振込やカード払いの明細と併せて請求書を保管すれば、支払い証拠として認められるケースがあります。
請求書兼領収書が発行される場合
「請求書兼領収書」と明記された文書なら、領収書と同等に扱われる例があります。ただし収入印紙の有無には注意しましょう。
領収書が用意できない場合の対処法
請求書で代替する
支払い方法が判明し、事業関連の支出と証明できるなら代用可能です。追加で支払証明になる記録（振込票など）を保管しましょう。
再発行を依頼する
取引先や店舗に連絡して領収書を再発行してもらうのが望ましいです。不可なら請求書を代わりに保持しておきましょう。
注意点とトラブル防止策
収入印紙の扱い
請求書のみで済ませる場合、印紙が必要なほどの取引金額なのか要確認です。実際は領収書の発行で印紙税が論点になることもあります。
会社のルールを確認
社内規程で領収書が必須となっている場合、請求書では認められないかもしれません。経理担当者に事前に確認しましょう。
保存期間を守る
法人なら7年、個人事業主なら5〜7年程度は書類保存が必要です。後の税務調査に備えて紛失しないよう整理しましょう。
確定申告を簡単にするには
タックスナップは、フリーランスや個人事業主のために開発された画期的なクラウド型会計ソフトです。スマートフォンだけで経理や確定申告をスムーズに完結させることができ、ユーザーの利便性と安心を両立した設計が特長です。
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丸投げ仕分け & スワイプ機能
タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。
税理士監修の税務調査リスクチェック
確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
スマホで提出まで完結
経理業務の全てがスマホで完結します。確定申告の書類作成から提出まで、スマホでの操作で簡単に進められ、時間と手間を大幅に削減します。
レシート読み取り機能で経費管理が簡単
請求書のみで経費処理を行うには、取引実態を示す証拠をきちんと保管し、社内ルールや税務ルールを遵守することが大切です。万全を期すなら領収書をもらう方が無難ですが、銀行振込やカード払いなどの場合、正しく手続きを踏めば請求書でも経費計上できる場面があります。トラブルなく経費精算するためにも注意点を押さえておきましょう。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
無理な経費計上はトラブルを招きかねません。腕時計を経費として扱うなら、業務上どうしても必要であることを客観的に示す準備が不可欠です。金額や使用頻度、ブランドの性質なども考慮して、リスクを抑えたうえで判断しましょう。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
Q1. 請求書と納品書だけで経費精算は問題ない？
取引の事実を示す証拠が十分なら認められる場合があります。支払い証拠となる振込明細などを併せて保管しましょう。
Q2. 請求書に記載された消費税額が不明の場合は？
インボイス制度や適格請求書の要件が満たされていないと、仕入税額控除が認められない可能性があります。必要項目の記載を確認しましょう。
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