会社や事業を運営していくうえで欠かせない「経費精算」。交通費や出張費、立替で購入した物品の費用など、さまざまな場面で精算の手続きが必要となります。しかし、具体的な流れや経費精算書の書き方、どこまでが経費として認められるのかなど、意外と複雑に感じる方も多いのではないでしょうか。この記事では、経費精算とは何か、その代表的な種類や精算の手順を整理しながら、経費の基本を押さえてスムーズに業務を進めるコツを紹介していきます。
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そもそも経費とは？
経費とは、事業を行うために必要な支出を指し、売上を生み出すために使った費用が該当します。経費を正しく計上しなければ、税務上の問題が発生したり、課税額が増えてしまう可能性があります。
経費と費用の違いは？
費用は会計上の概念で、経費よりも広い意味を持ちます。経費は税務上で損金として扱う支出を指しており、費用のうち事業に直接関連する部分が経費となるイメージです。どこまでが経費に該当するかは、税法上のルールと事業との関連性で判断します。
経費精算とは？
経費精算とは、従業員などが業務上の支出を立て替えた場合、その支払った金額を会社が後から精算し、返金する手続きのことを指します。経費精算が必要になる場面としては、会議の軽食や出張旅費、交通費などが典型例です。
小口精算
小口精算は、細かな経費を立て替える際に使われる方法です。あらかじめ小口現金を用意しておき、従業員が立替分を申請するとそこから支払います。経理担当者が小口出納帳を管理し、出入りを記録する必要があります。
交通費精算
業務上の移動（電車代やバス代など）にかかった費用を後から会社に請求し、精算してもらうのが交通費精算です。交通系ICカードの履歴を活用したり、領収書を提出して認められた額を払い戻す形をとります。
旅費精算
出張に伴う宿泊費や日当、交通費などの精算を行うことを旅費精算と呼びます。社内規程で定められた金額範囲内で支出をしていたか、領収書の有無を合わせて確認しながら精算が進められます。
経費精算のやり方とは
経費精算の具体的な手順は、企業ごとの社内ルールによって異なる場合がありますが、基本的な流れをまとめると以下のようになります。
従業員が経費の立て替えを行う
会議で使う雑費や交通費などを従業員が一時的に自己負担する形が一般的です。立替払の発生があるたびに、領収書をきちんと受け取ることが重要です。
領収書を受け取る
支払いを行った時点で領収書やレシートを受け取り、金額や日付、支払先などの項目が明記されているか確認します。これが精算の証拠書類となります。
所定の社内ルールに基づき経費精算申請を出す
会社の経費精算申請書を記入し、領収書などの証拠書類を添付して上司や経理担当に提出します。交通費や出張費などは、別途精算書類が用意されている場合もあります。
経理部門が内容を確認し、問題がなければ精算
経理部門または担当者が申請内容をチェックし、支払金額を確定させます。経理上の仕訳を行い、帳簿に反映すると同時に従業員へ立て替え分を支払います。
経理担当者が小口の現金を渡した場合、出納帳に記入
小口現金を使用する場合、出納帳で小口現金の出入りを記録し、残高を随時確認します。適切な出納管理を行うことで、紛失や不正使用のリスクを減らせます。
経費精算書の種類とは
会社によっては、目的別に精算書が異なる場合があります。以下は代表的な例です。
仮払経費申請書
経費立替の前に、仮払を受ける場合に用いる書類です。旅費や大きな支出が想定される際に、あらかじめ会社から一定額の現金を受け取る手続きを行います。
仮払経費精算書
仮払で受け取った金額を、実際の支出に合わせて精算する際に使用する書類です。レシートや領収書を添付し、残金を返却したり、不足分を追加してもらったりします。
出張旅費精算書
出張に関わる交通費、宿泊費、日当などをまとめて精算するための書類です。出張日程や出発・帰着地などを記入し、必要書類を添付します。
交通費精算書
業務上の移動で利用した交通機関の費用をまとめて精算します。ICカードの履歴や領収書を参考に、区間や金額、回数などを記入するのが一般的です。
立替経費精算書
従業員が業務に必要な経費を自腹で支払った際、後日まとめて立替分を精算する書類です。必要に応じて領収書やレシートを添付します。
経費に計上できるものとは
事業運営に必要な支出であれば、交通費や会議費、通信費など多岐にわたって経費として認められる可能性があります。ただし、私的利用との区別をはっきりすることが大切です。勘定科目を選ぶ際には会計ソフトや専門家のサポートを活用すると、間違いを減らせます。
経費に計上できないものとは
事業に無関係な支出や、私的利用が混ざっている支出は経費にはできません。家族旅行など完全にプライベートな費用はもちろん、家賃や光熱費など事業と私生活が混在する場合は、事業利用分だけを按分するなど慎重に判断しましょう。
経費に計上できるか判断が難しいもの
自宅兼事務所や車両の維持費など、私的利用との線引きが曖昧な支出は判断が難しいケースが多いです。業務と私用の割合を合理的に算出し、事業利用分のみを計上するなどのルールを設けましょう。迷ったときは税理士や専門家に相談するのが安心です。
よくある間違いと注意点
領収書の紛失：証拠書類がないと経費として認められない可能性がある。
私的利用との混同：交際費や旅費などで私用と事業用を混同し、全額を経費にしてしまう。
勘定科目の誤用：実態に合わない科目で仕訳し、決算時や税務調査で混乱するケースがある。
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丸投げ仕分け & スワイプ機能
タックスナップの「スワイプ仕分け」機能は、金融機関と連携していれば、スマホで経費や売上を右、プライベートを左にスワイプするだけで、手間なく直感的に仕分けが完了します。また、「丸投げ仕分け」機能は、スワイプ操作すら省略したい方に最適で、すべての仕分けをタックスナップ側が自動で処理。1,000件の仕分けも約10秒で完了するため、驚くほど効率的に仕分けが行えます。
税理士監修の税務調査リスクチェック
確定申告の際に多くの方が不安を感じるのが税務調査ですが、タックスナップでは税理士監修の「税務調査リスクチェック」機能を搭載。申告内容をシステムがチェックし、リスクのある項目をユーザーに知らせてくれるため、税務調査への対策がしやすくなり、安心して確定申告を完了できます。
他会計ソフトからのスムーズな乗り換え
既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
スマホで提出まで完結
経理業務の全てがスマホで完結します。確定申告の書類作成から提出まで、スマホでの操作で簡単に進められ、時間と手間を大幅に削減します。
レシート読み取り機能で経費管理が簡単
レシートを手作業で入力する手間を省くため、タックスナップは高精度の「レシート読み取り」機能を搭載。スマホのカメラでレシートを撮影するだけで、瞬時に必要な情報を読み取り、データを自動で整理して仕訳に反映させます。これにより、経費入力のミスを減らし、時間を節約できます。
タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
経費精算とは、従業員が立て替えた費用を会社が後から補填する手続きですが、あらゆる場面で必要になる重要な業務です。精算の種類（小口・交通費・旅費など）ごとに精算書の形式や社内ルールが異なる場合もあるため、従業員・経理担当が協力して正確かつスムーズに運用できる体制を築きましょう。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
経費精算書のテンプレートはある？
多くの企業が独自のフォームを用意していますが、会計ソフトのテンプレート機能を使う方法もあります。また、インターネット上で無料配布されているテンプレートをカスタマイズするケースも多いです。
経費の計上において誤りを見つけた場合
誤りを発見したら、すぐに経理担当や上司に報告し、修正仕訳を行いましょう。金額の修正や領収書の再取得が必要なこともあるため、早めの対応が大切です。深刻なミスであれば、税理士のアドバイスを受けると安心です。
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