「立替金」という勘定科目は、日常的な経理や会計処理において意外と頻繁に登場します。しかし、仮払金や貸付金、預り金とどう違うのか混乱している方も多いはずです。本記事では、立替金の意味や活用シーン、さらに他の科目との違いをしっかり押さえながら、仕訳例を用いて具体的に解説していきます。帳簿づけの正確性を高め、経理上のトラブルを未然に防ぐためにぜひ参考にしてください。
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勘定科目である立替金ってなに？
立替金とは、自社（または個人）が一時的に他人や他社の代わりに支払ったお金を示す勘定科目で、貸借対照表上は流動資産として扱われるのが一般的です。後ほど当事者からその金額を回収（返金）してもらうことが前提となっています。
仮払金との違い
仮払金は、自社が将来の支出に備えて前もって払っておく金額や、経費精算の前に従業員に渡す小口現金などを指します。一方、立替金は他人（他社）に代わって立て替えた支出に対して後日回収するための科目です。
- 仮払金：社内で使うために「仮に」払う
- 立替金：第三者（取引先・従業員など）への支出を「立て替える」
貸付金との違い
貸付金は、自社が資金を貸し付けて、後日利息を含めて返済を受ける形を表す勘定科目です。立替金も支出後に回収する点では似ていますが、利息を伴わず、相手に代わって払った金額を回収するだけというのが大きな違いです。
貸付金：利息や契約を伴う正式な貸し付け
立替金：他人の支払いを一時的に肩代わりし、後で同額を返金してもらう
預り金との違い
預り金は、自社が第三者から一時的にお金を預かったときに用いる勘定科目です。具体的には源泉徴収税額や、社員が買い物代金を会社に預けているなどのケースが該当します。立替金は「代わりに支払ったお金」、預り金は「相手から受け取って預かっているお金」と方向性が逆なのが特徴です。
立替金の仕訳例とは？
立替金を支払った場合
たとえば、取引先が本来支払うべき費用を自社が一時的に立て替えたとします。仕訳としては、資産（立替金）が増える一方で、現金や普通預金が減るという形に。
(借方) 立替金 ×××円
(貸方) 現金または普通預金 ×××円
立替金を後日回収した場合
後日、立て替えた金額を取引先から返金してもらった時の仕訳です。立替金という資産が減り、現金や銀行口座に返金が入るため増える、という処理になります。
(借方) 現金または普通預金 ×××円
(貸方) 立替金 ×××円
その他
従業員が本来個人で支払うべきものを会社の口座から振り込んだ場合など、従業員に対する立替金として処理するパターンもあります。その場合は後から従業員に請求し、同じように回収時の仕訳を行います。
よくある間違いと注意点
立替金と仮払金を混同
どちらも「一時的に払う」点で似ていますが、立替金は「他人の分を肩代わりして払う」、仮払金は「自社の将来支出のために先に払う」という違いを明確に意識する必要があります。
貸付金で処理すべきものを立替金にしてしまう
取引先や社員にお金を貸している場合、目的が借款（融資）なら貸付金を使います。利息を伴わない単なる立替とは性質が異なります。
回収ができずに放置
立替金は一時的なもので、本来速やかに回収するはずの金額を指します。長期間未回収だと資金繰りに影響し、不良債権化するリスクもあるため、定期的に回収状況をチェックしましょう。
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既に他の会計ソフトを利用している場合も、タックスナップへの移行は非常に簡単です。データのインポート機能が備わっており、過去のデータもシームレスに引き継げるので、乗り換えの手間をかけずにスムーズに使用を開始できます。
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タックスナップは、シンプルで使いやすく豊富な機能で、フリーランスや個人事業主の経理の手間を劇的に軽減します。今すぐタックスナップを使い始めて、経理業務をもっとスマートにしましょう。
まとめ
「立替金」は、企業や事業者が取引先や従業員、あるいは第三者に代わって一時的に支出を立て替える場合に使う勘定科目であり、後日回収が前提となっています。似た科目に「仮払金」「貸付金」「預り金」などがありますが、それぞれ支出の目的や性質が異なるため、使い分けを誤らないよう注意が必要です。
仮払金：自社の将来の支出を仮に前払いするとき
貸付金：利息を伴う正式な資金貸付
預り金：相手のお金を一時的に預かっている
経理処理で混乱しないためには、これらの勘定科目の概念をしっかり理解し、状況に応じて正しく仕訳を行うことが大切です。
タックスナップは、簡単さと安心感を兼ね備え、フリーランスや個人事業主の経理・確定申告をサポートする強力な会計ツールです。スワイプで手軽に取引を仕分けし、自動仕分けで更に効率を追求。税務調査リスクチェックで安心感を高め、スマホ一台で提出まで完結できる便利さで、経理のストレスを大幅に軽減します。他会計ソフトからの乗り換えも簡単なので、今すぐ試してみる価値があります。
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よくある質問
立替金の支払いに消費税はかかる？
立替金はあくまで「他人の支払い分を立て替えている」だけであり、企業の売上や仕入に該当する取引ではありません。そのため、立替金として回収する部分に対しては消費税はかからないのが通常です。ただし、立替金に上乗せして手数料などを取る場合は別途検討が必要です。
立替金請求書とは
立替金を回収する際に、相手に「立替金請求書」として明細を提示することがあります。どの取引先やサービスに対して払った費用なのか、何月何日にどのように支出したかなどを明記し、「この金額を立て替えたので後日返金してください」という内容を伝える書類です。
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